NÓI THẲNG: GIÚP BẠN NÓI TRƯỚC CÔNG CHÚNG CÁCH RÕ RÀNG VÀ HỮU HIỆU

NÓI THẲNG

Giúp Bạn Nói Trước Công Chúng

Cách Rõ Ràng Và Hữu Hiệu

Lm. Lê Công Đức dịch từ

TALKING STRAIGHT

A Guide To

Clear And Effective Public Speaking

của Augustine Loorthusamy

do Cahayasuara Communications Centre, Kuala Lumpur, Malaysia xuất bản

theo yêu cầu của

Asian Communication Network (ACN)

Bangkok, Thailand 2005

 

LỜI CÁM ƠN

Tập sách này thành hình nhờ sự giúp đỡ và ủng hộ nhiệt tình của nhiều bạn bè và đồng nghiệp.

Tôi đặc biệt tri ân tất cả những ai đã cho tôi các cơ hội để thực hiện những khoá giáo dục truyền thông quan trọng cho nhiều giới khác nhau – như các phụ huynh, các nhà giáo, phụ nữ, công nhân, các bạn trẻ. Nhờ những cơ hội ấy mà các kinh nghiệm được rút tỉa và đúc kết trong tập sách này. Đây là sự đóng góp nhỏ bé của tôi.

Cách riêng, tôi chân thành tri ân:

  • Alfonso Deza, Philippines, người từ ban đầu đã gợi ý tôi viết quyển sách này.
  • Jerry Martinson, JESCOMEAO, Đài Loan, đã không ngừng hỗ trợ tôi trong công tác giáo dục truyền thông.
  • M. Nadarajah, Mạng Lưới Truyền Thông Á Châu (ACN), Bangkok và Kuala Lumpur, đã trợ giúp biên tập và lo liệu cho quyển sách này được xuất bản.
  • G. Clare Westwood, Kuala Lumpur, đã đóng góp trong khâu biên tập.
  • Canute Januarius, Trung Tâm Truyền Thông Cahayasuara, Kuala Lumpur, đã sửa bản in.
  • Adeline James, Trung Tâm Truyền Thông Cahayasuara, Kuala Lumpur, đã trình bày và thiết kế quyển sách.
  • Simone Anthony, Trung Tâm Truyền Thông Cahayasuara, Kuala Lumpur, đã thực hiện tất cả các hình minh hoạ.

Tôi chân thành cám ơn Lawrence John, Giám Đốc Trung Tâm Truyền Thông Cahayasuara, Kuala Lumpur, đã nhận xuất bản quyển sách này cho Mạng Lưới Truyền Thông Á Châu (Bangkok).

LỜI TỰA

Nói trước công chúng, đối với nhiều người, có thể là một kinh nghiệm khủng khiếp. Bạn có thể là một trí thức, một bác sĩ sáng giá, một nghệ sĩ tài năng hay một doanh nhân thành đạt… nhưng khi đứng trước một cử toạ, bạn trở thành một kẻ lúng ta lúng túng. Bạn ngượng nghịu và líu lưỡi; bạn hoang mang đến vã mồ hôi, và thậm chí bạn thấy mình tắc tị.

Nhưng tình hình có thể còn tệ hơn thế nữa. Bạn có thể làm cho người nghe mình lắc đầu ngao ngán và hoàn toàn thất vọng.

Sách này bàn về việc nói trước công chúng. Nó không dùng các thuật ngữ chuyên môn kỹ thuật, nhưng muốn trình bày khoa nói trước công chúng bằng thứ ngôn ngữ sát mặt đất.

Sách này sẽ giúp bạn vượt qua nỗi sợ nói trước công chúng, và giúp bạn ăn nói tốt hơn. Nó là một quyển sách đơn giản, chứa đựng những ý tưởng gần gũi, dựa vào 25 năm kinh nghiệm diễn thuyết cho các nhóm đủ mọi tầm vóc: lớn và nhỏ.

Tôi có bao gồm trong sách này những phần bàn về việc điều hành một diễn đàn mở, về việc nói chuyện ứng khẩu, và về việc đối phó với một cuộc phỏng vấn bất ngờ.

Chúc bạn đọc vui vẻ!

Augustine Loorthusamy,

Thư Ký điều hành Mạng Lưới Truyền Thông Á Châu (ACN), Bangkok; Phó Chủ Tịch Signis World, Brussels (2001-2005)

NỘI DUNG

Lời cám ơn

Lời tựa

1- Tại sao nói?

Truyền thông là chuyện sinh tử

Mẫu thức truyền thông

Truyền thông xét như lễ nghi

Cạnh tranh trong truyền thông

2- Nói trước công chúng ngày nay

3- Các yếu tố của bài nói chuyện

Người nghe / Cử toạ

Ngôn ngữ

Kênh truyền

Nguồn (bạn, người nói chuyện)

Phản hồi

4- Chuẩn bị bài nói chuyện

Nói chuyện để thông tin

Nói chuyện để truyền cảm hứng

Nói chuyện để chỉ dẫn

5- Chuẩn bị và trình bày bài nói chuyện của bạn

Danh mục kiểm tra

Xếp đặt bài nói chuyện

Buổi tối trước hôm nói chuyện

Trước khi nói chuyện

Ứng xử trên khán đài

Diễn đàn mở (open forum)

6- Các trường hợp đặc biệt

Bài nói chuyện ứng khẩu

Trả lời phỏng vấn đột xuất

7- Sử dụng các phương tiện nghe nhìn

Audio – Micro

Audio Cassettes / CDs

Cách dùng các phương tiện nghe nhìn

8- Hỏi – Đáp

1. Tại Sao Nói?

Không gì tuyệt vời bằng một ý tưởng hay – và không gì bi đát bằng một ý tưởng hay mà không thể truyền đạt.

TRUYỀN THÔNG LÀ CHUYỆN SINH TỬ

Truyền thông, hay liên lạc, là một tiến trình luôn luôn diễn ra trong thế giới con người, động vật, cây cỏ. Đó là một tiến trình tương tác toàn vũ trụ, nối kết mọi dạng đời sống.

Trong tất cả những thứ mà con người làm, việc liên lạc với nhau có tính đặc trưng con người nhất. Tôi trở thành một con người nếu tôi có thể liên lạc với người khác. Không có con người cô lập.

Từ “truyền thông” (communication) có gốc ở từ La Tinh communis, có nghĩa là “cùng chung với nhau.” Khi chúng ta ở trong tình trạng communis, thì chúng ta cảm thông nhau; chúng ta bình đẳng; chúng ta giống nhau; chúng ta hiệp nhất. Chính vì vậy mà có những từ như hiệp thông (communion), cộng đồng (community).

Nếu không có truyền thông thì sẽ không có tương quan, chẳng có gia đình hay cộng đồng, cũng chẳng có ý niệm về dân tộc. Truyền thông là chất kết dính xã hội. Đó là một nhu cầu thiết yếu của con người, và vì thế đó cũng là một quyền căn bản của con người.

Nếu truyền thông gặp bế tắc thì điều xảy ra là hiểu lầm, đố kỵ, khích bác. Tình trạng này tách chúng ta ra khỏi nhau và gây ra những nỗi khổ cho con người. Truyền thông là cơ sở cho cả xung đột lẫn cảm thông, cả tàn phá lẫn hoà giải, cả chiến tranh lẫn hoà bình.

Truyền thông có mặt trong mọi khía cạnh đời sống. Nó định nghĩa và định hướng chính đời sống.

MẪU THỨC TRUYỀN THÔNG

Thời đại Anh Sáng ở Châu Au đã đem lại một thay đổi lớn trong cách hiểu về truyền thông. Truyền thông được coi như phương tiện để truyền đạt các thông điệp, nghĩa là phổ biến, gửi, hay trao thông tin cho người khác. Cái nhìn này cũng nối kết truyền thông với đường bộ, đường xe lửa, điện tín. Truyền thông trở thành một công nghệ truyền bá các kiến thức, các ý tưởng, các thông tin xa hơn và nhanh hơn, nhằm kiểm soát không gian và con người.

Mẫu thức SMCRE (source-message-channel-receiver-effect / tức: nguồn – thông điệp – kênh truyền – người nhận – hiệu quả) là tóm tắt cái nhìn về truyền thông như sự truyền đạt. Mẫu thức này phản ảnh một cách hiểu ‘dây chuyền’ về truyền thông: Ai nói gì? Qua kênh nào? Nói với ai? Với hiệu quả gì? Định nghĩa này phản ảnh cấu trúc bề mặt của truyền thông, bao gồm lời nói, cử chỉ, nét mặt. Nhưng trái tim và linh hồn của truyền thông vẫn chưa được nhắc đến. Truyền thông trở thành một biểu thức toán học, một tiến trình máy móc.

Rất lâu trước đó, Aristote rõ ràng nghĩ tương tự khi ông xem truyền thông có quan hệ với thuật hùng biện, gồm ba yếu tố chính là: người nói, câu chuyện được nói, và người nghe – trong đó mỗi yếu tố hoàn toàn phân biệt, thậm chí đứng tách rời khỏi các yếu tố kia. Ông cho rằng mục tiêu của hùng biện là tìm kiếm mọi phương tiện có thể để thuyết phục, nhằm gây ấn tượng đúng hơn là nhằm truyền thông cho người khác. Sự nhấn mạnh được đặt trên văn phong và kỹ thuật, chẳng hạn điệu bộ, chất giọng, và cảm xúc mãnh liệt.

Tuy nhiên, các học giả hiện đại không đồng ý với định nghĩa truyền thông chỉ là truyền đạt. Dewey (1916) giải thích rằng xã hội tồn tại không chỉ nhờ truyền đạt mà còn nhờ truyền thông nữa. Quan niệm của ông về truyền thông, hiểu như một sự chia sẻ hay sự thông dự dựa trên một niềm tin chung, mở ra những gốc rễ cổ xưa của ý niệm này. Theo Dewey, truyền thông là tiến trình không phải nhắm mở các thông điệp ra trong không gian nhưng là nhắm bảo tồn xã hội trong thời gian; không nhắm phổ biến thông tin nhưng là nhắm diễn tả những niềm tin được chia sẻ.

TÍNH THÁNH THIÊNG CỦA TRUYỀN THÔNG

Tính thánh thiêng của truyền thông kết hợp với cái nhìn Đông phương về truyền thông vốn bao gồm những cột trụ có tính văn hoá và siêu hình học của chân lý và thực tại. Cái nhìn Đông phương nhận thức vị trí của cá nhân trong vũ trụ và mối tương quan của đương sự với các yếu tố khác. Nó nhìn vào đời sống và lối sống của con người đang truyền thông. Người nói không phải là một yếu tố phân biệt hẳn với câu chuyện được nói hay với người nghe.

Ở Á Châu, chúng ta thấy tính thánh thiêng của truyền thông trong sự giao tiếp đầy ý nghĩa biểu tượng với người khác. Chẳng hạn, ở An Độ, Sri Lanka và Thái Lan, khi hai người gặp nhau, họ chắp tay lại gần chỗ trái tim và cúi đầu nói lời chào: namaskaram hay namaste hay sawasdee tuỳ từng nơi. Ở Hàn Quốc, Nhật Bản và Trung Quốc, người ta cũng cúi đầu chào nhau khi gặp, với các tiếng chào tương ứng là: annyonghashimnhikka, ohayo gozaimas, và ni hao. Ở Malaysia, Indonesia và các nước Hồi Giáo khác, người ta hoặc ôm hôn hoặc siết tay nhau và nói assala mulaikum (chúc bạn bình an). Ở Philippines, khi trẻ em từ trường về đến nhà, chúng chào cha mẹ bằng cách nắm lấy bàn tay cha mẹ và đặt trên trán mình để biểu hiện lòng tôn kính. Cử chỉ này gọi là mano.

Khi làm những điều như thế, thực sự chúng ta đang hạ mình trước bản tính thần thiêng nơi người khác vốn hiệp nhất với chúng ta. Những biểu tượng này là những bằng chứng hùng hồn nhắc chúng ta rằng chúng ta là một dân của Thiên Chúa được gắn kết với nhau trong cộng đồng, rằng sự sống có tính thánh thiêng, và rằng hoà bình và hoà điệu là những mục tiêu tối hậu của truyền thông. Văn hoá Đông phương là một nền văn hoá hai tay ôm lấy sự sống.

Trái lại, văn hoá Tây phương đã trở thành một nền văn hoá một tay. Khi hai người gặp nhau, họ xoè bàn tay ra để bắt tay nhau, ngầm muốn nói rằng “Hãy xem bàn tay tôi đây nè. Không có dao đâu nhé. Tôi không gây hấn.” Thật khó trao và nhận sự nồng nhiệt với chỉ một bàn tay.

TRUYỀN THÔNG XÉT NHƯ LỄ NGHI

Trải bao thế kỷ, hình thức thông thường nhất của truyền thông là bằng khẩu ngữ. Sự khôn ngoan của các thời đại được lưu truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác qua tiếng nói.

Quây quần dưới bầu trời đêm đầy sao, xung quanh một đống lửa hoặc một gốc cây, các câu chuyện về đời sống và về cái chết được kể đi rồi được kể lại. Những người kể chuyện ở đây chính là những người đầu tiên nói trước công chúng. Những nét hóm hỉnh và những lẽ khôn ngoan của các bậc tiền bối được trình bày một cách say mê và cuốn hút cho một cử toạ đầy phấn khích, khơi gợi trí tưởng tượng của người nghe và mở ra những ý nghĩa thâm sâu cho cuộc sống.

Truyền thông xét như lễ nghi có mang những trách nhiệm lớn lao nơi chính nó. Những người được chọn để ăn nói sẽ đảm nhận công việc của mình với đầy trân trọng. Đó là một vinh dự lớn lao, vì lời nói của họ được coi như cái gì thiêng thánh. Người nói cũng chính là lời được nói; và lời được nói là sự truyền thông những niềm tin của người nói. Đây là sự truyền thông trọn vẹn – truyền thông chính sự sống chất chứa trong bản ngã của mình. Socrates, Đức Phật, Tiên Tri Mohamét, và Đức Giêsu Kitô là những ví dụ rõ rệt của điều này.

SỰ CẠNH TRANH

GIỮA CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THÔNG

Xuyên qua dòng thời gian, khả năng truyền thông của chúng ta đã phát triển từ tiếng nói tới chữ viết, rồi kỹ thuật ghi hình, và rồi cả ghi hình lẫn ghi âm. Ngày nay, với các phương tiện truyền thông đại chúng và với những công nghệ thông tin mới, chúng ta đang mở rộng chân trời truyền thông ra vô hạn.

Tuy nhiên, truyền thống truyền thông trực tiếp bằng lời đang bị đe doạ nghiêm trọng bởi các hình thức truyền thông mới, nhất là máy truyền hình và máy tính. Chúng ta thích nhìn màn hình TV hay màn hình ‘vi tính’ hơn là nhìn mặt nhau.

Cách chúng ta nhận hiểu thực tại, vì thế, được định hình không phải bởi những liên lạc trực tiếp với nhau mà là bởi các phương tiện truyền thông. Chúng ta thích một dạng truyền thông chủ yếu bằng hình ảnh và có tính giải trí trên TV hơn là từ một con người sống động bằng xương bằng thịt. Thực tế là khả năng lắng nghe nhau của chúng ta đã bị suy giảm rất nhiều. Ngày nay, ít ai thích các bài nói chuyện.

Nói trước công chúng, vì thế, trở thành hình thức ít hiệu quả nhất và ít hấp dẫn nhất trong tất cả các hình thức truyền thông. Các thầy cô giáo, các nhà giảng thuyết, các doanh nhân, các chính khách … đang gặp nhiều khó khăn trong việc giữ sự chú ý lắng nghe của người ta. Tuy nhiên, chỉ xuyên qua việc truyền thông trực tiếp mà chúng ta có thể thực sự chuyển đạt con người thực của mình. Thách đố đặt ra cho chúng ta hiện nay là làm sao để tiếng nói của chúng ta được nghe giữa những ồn ào của một thế giới rộn rịp các phương tiện truyền thông.

2. Nói Trước Công Chúng

Ngày Nay

Người ta không quan tâm bạn biết mức nào cho tới khi họ biết bạn quan tâm mức nào! (Krish Dhanam)

NÓI TRƯỚC CÔNG CHÚNG NGÀY NAY

Nói trước công chúng được định nghĩa là việc truyền thông các ý tưởng bằng cách sử dụng các lời nói và động tác để cho phép người ta biết bạn cảm nghĩ gì. Nói trước công chúng là truyền thông trực tiếp bằng lời với một cử toạ.

Các mẫu thức nói trước công chúng ngày nay bắt nguồn từ khoa hùng biện của Aristotle, trong đó phong cách thì quan trọng hơn là nội dung hay tính phù hợp. Người ta đánh giá cao các cử chỉ, chất giọng, cảm xúc mãnh liệt, kỹ thuật … hơn là cái cốt lõi của điều được nói.

Như vậy, việc phát biểu sự thật và diễn tả điều bạn thực sự cảm nghĩ được gộp chung trong cái nỗ lực để gây ấn tượng, tách rời người nói ra khỏi lời nói và tạo ra một vực thẳm giữa lời nói ấy và thính giả.

Trong khi một bài nói chuyện dài ba tiếng đồng hồ hay hơn thế có thể được chấp nhận trong quá khứ, giả định rằng một thời lượng như thế được dành cho việc suy tư về chiều rộng chiều sâu của các ý tưởng mà diễn giả trình bày – thì ngày nay tình hình công chúng đã trở nên khác hẳn. Họ dễ mất kiên nhẫn. Thời gian của họ không còn rộng như xưa nữa.

Vì người ta ngập chìm trong thông tin từ nhiều nguồn đầy cảm kích, họ khó mà có thời giờ để lắng nghe một bài nói chuyện. Trường độ chú ý của họ đã bị giảm xuống đến chỉ còn bằng chiều dài của một quảng cáo truyền hình, trong đó một câu chuyện được kể cho chúng ta chỉ trong có 30 giây!

Chúng ta sống trong kỷ nguyên thông tin CD-ROM, Internet, email, không gian ảo và cả thực tại ảo. Chúng ta lưu trữ và sử dụng những núi dữ liệu đồ sộ chỉ bằng một cái nhấn nút. Một CD-ROM, chẳng hạn, có thể lưu trữ tất cả thông tin chứa trong 330.000 tờ văn bản được đánh máy theo chế độ cách hàng đơn thông thường (single-spaced). Với sự phát triển của các CD-ROM nhiều lớp, thậm chí tất cả các nội dung của một thư viện công cộng có thể được lưu trữ trong chiếc máy tính để bàn của bạn.

Với dòng chảy thông tin ngồn ngộn, một cảm thức mới về ngôn ngữ bằng lời đã phát sinh. Người ta muốn người nói đi thật nhanh vào chủ điểm. Hơn thế nữa, họ mong được nghe trực tiếp sự thật là cái vốn thường bị lảng tránh.

Ngày nay, nếu bạn muốn người ta lắng nghe mình và nếu bạn muốn tác động được họ, thì bạn phải nói thẳng. Người ta mong nghe những kinh nghiệm thực sự riêng tư của người nói. Họ chờ đợi cả những tin vui lẫn tin buồn. Nói trước công chúng, vì thế, bao gồm cả việc làm chứng – tức truyền thông sự thật như được phát biểu từ một kinh nghiệm sống.

Bạn sẽ là một nhà truyền thông hữu hiệu khi người ta tin bạn. Truyền thông bao gồm 10 phần trăm kỹ năng cộng với 90 phần trăm tín nhiệm – đó là khẳng định của Linh mục Tiến Sĩ Miles O’Brian Riley, người đã đoạt giải thưởng Emmy (1989).

clip_image002 hãy đọc môi tôi!

Việc tìm kiếm sự thật đã trở thành cái gì thật tức cười. Khi các tổng thống, thủ tướng và các chính khách phát biểu, các chuyên gia truyền thông được yêu cầu phân tích lời nói của họ để tìm xem họ thực sự muốn nói gì.

Nói vậy không có nghĩa là xem thường các qui tắc và các kỹ thuật diễn thuyết hữu hiệu, bởi đó vốn là một phần của công việc thông tin. Điều quan trọng là việc chuyển đạt thông điệp phải luôn luôn chiếm tầm quan trọng ít hơn tầm nhìn lễ nghi, bởi truyền thông xét như lễ nghi mới là truyền thông đích thực. Bạn hãy dùng kinh nghiệm mà nhấn mạnh sự thật (các dữ kiện,) và hãy truyền đạt sự thật ấy bằng các kỹ năng truyền thông hữu hiệu. Tôi thấy đây là công thức hiệu quả nhất trong kỷ nguyên thông tin của chúng ta hiện nay.

3. Các Yếu Tố

Của Bài Nói Chuyện

Những người không nắm vững thường sử dụng từ ngữ đao to búa lớn, còn những người nắm vững thì dùng từ rất đơn giản.

CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI NÓI CHUYỆN

Không vớ vẩn tí nào khi nói rằng một bài nói chuyện được dọn kỹ phải là một bài nói chuyện thực sự được dọn kỹ.

Một trong những vấn đề thường thấy nơi những người đăng đàn, đó là họ bắt đầu nói rất hay, đến nửa đường thì đi lạc, và cuối cùng kết thúc một cách tệ hại. Lời khuyên đáng được lắng nghe ở đây là hãy bắt đầu chuẩn bị bài nói chuyện với thính giả ở trong tâm trí mình. Một bài nói chuyện hay cần ít nhất một tuần chuẩn bị. Và trong tiến trình chuẩn bị ấy có bao gồm cả việc tập dượt.

Mục đích của bài nói chuyện là gì nếu không phải là tác động đến thái độ sống của người ta bằng cách truyền thông những ý tưởng cho một cử toạ sẽ đón nhận cách suy nghĩ của diễn giả.

Tại nhiều buổi nói chuyện về nói trước công chúng, tôi thường yêu cầu các tham dự viên cho biết họ nghĩ đâu là yếu tố quan trọng nhất trong mẫu thức truyền thông SMCRE. Tôi gợi ý cho thính giả của mình rằng tất cả các yếu tố đều quan trọng, nhưng có một yếu tố đóng vai trò trọng yếu đối với hiệu quả của truyền thông.

Nói chung, các tham dự viên nêu những ý kiến khác nhau về yếu tố quan trọng nhất – có người cho đó là nguồn truyền thông (S), người khác thì nghĩ đó là thông điệp truyền thông (M), kênh truyền thông (C) hay những phản hồi truyền thông… Rất ít người nghĩ yếu tố quan trọng nhất là người nhận truyền thông, tức cử toạ. Chúng ta quá loay hoay nghĩ về chính mình trong tư cách là những người truyền đạt; chúng ta gán quá nhiều tầm quan trọng cho thông điệp. Trong môi trường ‘ai ti’ (IT: kỹ thuật điện toán) hôm nay, chúng ta nghĩ rằng công nghệ và kỹ thuật là những chìa khoá giúp chúng ta có được một bài nói chuyện tốt. Thính giả trở thành những đối tượng hoàn toàn thụ động nghe chúng ta. Thảo nào các bài nói chuyện của chúng ta chẳng có hiệu quả bao nhiêu. Chỉ có một qui luật thôi: Tất cả truyền thông đều phải lấy người nhận làm định hướng. Ý nghĩa nằm ở người ta, không phải ở trong các thông điệp.

NGƯỜI NHẬN / THÍNH GIẢ

clip_image004Diễn giả cho biết tôi cần điều gì? Điều đó có thực tiễn không? Có ích lợi không? Tôi phải làm gì?

Trong tất cả các yếu tố của một cuộc nói chuyện trước công chúng, thính giả là yếu tố số một. Thính giả là tất cả. Truyền thông không thể đạt hiệu quả nếu không lấy thính giả làm định hướng. Bạn hiện hữu ở đó cho thính giả. Không có thính giả, không có cuộc nói chuyện. Bạn không quan trọng, thính giả mới quan trọng. Vì thế bạn cần phải biết thính giả của mình.

Mục đích của truyền thông là để đem lại sự thay đổi. Sự thay đổi ấy liên quan tới kiến thức, các kỹ năng, các giá trị, và các hành vi ứng xử. Bạn muốn tác động thính giả sao cho sau câu chuyện của mình thính giả sẽ có thêm kiến thức, thêm kỹ năng, thêm cảm hứng. Nói tắt, bạn muốn bài nói chuyện của bạn có sức thúc đẩy người ta. Vậy, chúng ta phải bắt đầu từ chỗ mà người ta đang ở.

* CỬ TOẠ LÝ TƯỞNG

Cử toạ lý tưởng là một cử toạ tương đối đồng nhất. Nghĩa là, đó là một cử toạ có nhiều điểm tương đồng với nhau – chẳng hạn, các nhóm phụ huynh, các thầy cô giáo, các sinh viên, các bà mẹ, nhóm nông dân, giới trẻ… Nói chuyện với một nhóm đồng nhất thì dễ hơn nhiều so với nói chuyện với một cử toạ đến từ những bối cảnh nghề nghiệp khác nhau, tuổi tác khác nhau, chủng tộc khác nhau… Nếu bạn sắp nói chuyện với một cử toạ đa loại, bạn càng phải chuẩn bị thật kỹ bài nói chuyện của mình. Chúng ta phải thông cảm những khó khăn của các vị giảng thuyết tôn giáo, vì các vị ấy phải nói chuyện với một cộng đoàn rất đa dạng. Điểm chung duy nhất đó là người ta cùng tin hay cùng muốn tin vào Thiên Chúa. Nhưng ngay cả cảm nhận về Thiên Chúa của họ cũng khác nhau.

* HỒ SƠ THÍNH GIẢ

Càng nắm rõ thính giả của mình, bạn càng dễ chuẩn bị tốt bài nói chuyện của bạn. Vì thế bạn cần nắm khái lược hồ sơ thính giả. Ở đây bao gồm những thông tin về tuổi tác, giới tính, học vấn, bối cảnh kinh tế, nghề nghiệp, chính kiến, tín ngưỡng, các nét văn hóa, các thói quen giải trí và các phương tiện truyền thông mà họ tiếp cận.

Không có thông tin nào về thính giả mà vô bổ cả. Những người làm việc trong công nghiệp quảng cáo hiểu rất rõ điều này. Họ bỏ ra đến 40 phần trăm lợi tức để nghiên cứu khách hàng của họ. Trước hết họ tìm hiểu khách hàng; rồi họ mới bán hàng.

Tôi nhớ một kinh nghiệm riêng. Một nhóm nghiên cứu sinh nông nghiệp đi đến một vùng trồng lúa để khích lệ các nông dân trồng hai vụ mỗi năm. Các nông dân muốn biết tại sao họ phải trồng vụ thứ hai khi mà với chỉ một vụ họ cũng đã có đủ lúa gạo để ăn và hơn nữa còn có phần dư ra để nấu rượu. Các nghiên cứu sinh đầy thiện chí này trả lời rằng nếu bà con nông dân sản xuất thêm lúa, họ sẽ có thêm tiền và với số tiền ấy họ sẽ sắm được áo quần tốt hơn, họ sẽ có nhà cửa đẹp hơn và nhiều thứ tốt khác nữa. Đây là một câu trả lời rất vụng về. Các nông dân thấy mình bị tổn thương. Họ muốn biết có gì không ổn với áo quần và nhà cửa hiện nay của họ; họ cũng muốn biết tại sao phải sắm thêm những thứ khác khi mà những gì họ đang có cũng đủ rồi. Họ cám ơn các nghiên cứu sinh và gửi trả lại trường.

Các nông dân nói trên không muốn trồng vụ lúa thứ hai vì một lý do rất cao quí. Họ thấy thương cho đàn trâu của mình và không muốn bắt chúng phải làm việc quá vất vả cho vụ lúa thứ hai. Đàn trâu cần được nghỉ ngơi đúng mức. Một nghiên cứu đơn giản cho thấy rằng có một mối tương quan đặc biệt giữa bà con nông dân với đàn trâu của họ. Nếu các nghiên cứu sinh chịu khó tìm hiểu trước, họ hẳn sẽ biết điều đó. Họ hẳn cũng sẽ biết rằng nói chung các nông dân không quá quan tâm đến quần áo hay nhà cửa kiểu tây – đấy chỉ là hiện tượng ở thành thị. Họ có những mối ưu tiên khác, chẳng hạn: dành dụm để lo việc học cho con cái. Còn về đời sống của mình, họ chủ trương “tri túc tiện túc.”

Cuộc gặp gỡ ấy có thể đã xảy ra xuôi xắn hơn nếu các nghiên cứu sinh ngỏ lời kêu gọi bà con nông dân vùng ấy giúp đỡ, vì đất nước đang bị khủng hoảng lương thực, nhất là ở các thành phố. Vì người ta không thể trồng lúa ở thành phố, nên mọi sự phải nhờ cậy bà con nông dân. Giải thích như vậy là nhìn nhận sự đóng góp của giới nông dân cho đất nước và qua đó làm cho họ cảm thấy mình có vai trò quan trọng, họ sẽ dễ sẵn lòng trồng thêm vụ lúa thứ hai hơn.

Câu chuyện nói trên, thật may, đã kết thúc có hậu. Cuối cùng bà con nông dân vùng ấy đã đồng ý trồng vụ lúa thứ hai sau khi được cung cấp thêm cho ‘quân số’ đàn trâu và được cho biết lý do thực, nghĩa là, đất nước đang cần thêm lúa gạo.

Sự nắm rõ trước về cử toạ sẽ giúp cho diễn giả quyết định không chỉ về chiều dài của bài nói chuyện, về ngôn ngữ thích hợp cần dùng và về phương thế truyền đạt, mà quan trọng hơn, sẽ giúp anh ta có sự nhạy cảm về văn hóa đối với những thính giả khác nhau.

THÔNG ĐIỆP

Thông điệp là nội dung bài nói chuyện của bạn – nó là cái xương sống. Thông điệp của bạn phải quan trọng đối với người nghe. Nếu không, cớ gì họ phải lắng nghe bạn?

Thông điệp phải phản ảnh các giá trị và các niềm tin tưởng của bạn. Đó phải là một thông điệp mà bạn tin. Nếu không, bài nói chuyện của bạn sẽ không thể đem lại ý nghĩa thực sự nào.

* TÍNH PHÙ HỢP CỦA THÔNG ĐIỆP

Mục tiêu của thông điệp là giúp thính giả hiểu và có phản ứng tích cực. Bạn đừng bao giờ nghĩ rằng đương nhiên người ta thích thú với bài nói chuyện của mình. Trong tâm trí của thính giả, luôn có sẵn những dấu hỏi như “Người nói chuyện là ai vậy nhỉ? / Ông ấy (bà ấy) có kinh nghiệm thế nào? / Tại sao mình phải lắng nghe ông (bà) ấy đây nhỉ? / Bài nói chuyện này sẽ dài bao nhiêu phút đây? / Liệu mình có phí thời giờ cách vô ích không?

Sự thích thú phải nằm ở thông điệp. Và bạn phải luôn tạo ra sự thích thú. Thính giả phải cảm thấy rằng bài nói chuyện của bạn phù hợp thiết thực với đời sống của họ. Vì thế, bạn hãy chọn chất liệu cho bài nói chuyện của mình trong liên hệ với những câu hỏi này: Cử toạ này có thể làm gì về vấn đề mà tôi trình bày? Làm sao để thông tin của tôi có thể soi sáng, gợi cảm hứng và tỏ ra hữu ích cho họ? Thông điệp này có đem lại cho họ niềm hy vọng nào không?

* NHỮNG THÔNG ĐIỆP ĐƠN GIẢN

-Chất lượng của tình thương thì không khiên cưỡng…

-Uh?Uh?Uh? xin vui lòng nói thứ ngôn ngữ nôm na, thưa ngài!

Để truyền thông có hiệu quả, thông điệp của bạn phải đơn giản. Đừng dùng những thuật ngữ, những từ ‘đao to búa lớn.’ Đừng dùng những cụm từ như “tri thức luận của từ ngữ” hay “cánh chung học mạc khải rằng…” Đừng bắt người ta phải tra từ điển. Nếu cần phải dùng các từ ngữ kỹ thuật thì bạn phải giải thích rõ chúng.

Đơn giản không có nghĩa là quá sơ sài. Một bài nói chuyện đơn giản thì luôn luôn rõ ràng rành mạch. Nó mạch lạc và có chiều sâu. Các ngụ ngôn, chẳng hạn, vừa rất đơn giản vừa chuyên chở ý nghĩa tâm linh và xã hội sâu sắc. Các truyện ngụ ngôn của Aesop là một minh hoạ về điều này. Thông điệp của bạn phải làm cho người ta thốt lên: “Hay thật! Trước đây mình chưa nghe nói như thế về điều đó.” Phần lớn các chương trình truyền hình được làm sao cho một cậu bé hay cô bé 13 tuổi có thể hiểu dễ dàng.

* THÔNG ĐIỆP NGẮN GỌN

Trong các hình thức truyền thông thì hình thức bất lợi nhất là nói chuyện. Bộ não con người không thể tập trung lâu hơn vài phút mỗi lần. Trong thời đại kỹ thuật số hôm nay, lại càng khó khăn việc giữ cho được sự chú ý của những người trẻ. Truyền hình, internet, điện thoại cầm tay và trò chơi điện tử đã làm cho con người ngày càng xa lạ với hình thức truyền thông mặt đối mặt. Các bài nói chuyện là điều cuối cùng mà giới trẻ ngày nay tìm kiếm. Thầy cô giáo ở trường đang phải rất vất vả để giành và giữ sự chú ý của sinh viên học sinh.

Trong một môi trường phủ ngập truyền thông như vậy, bài nói chuyện trước công chúng không nên dài quá 10 phút. Nếu trong bài nói chuyện có một câu chuyện hay hay, hoặc có sử dụng các phương tiện nghe nhìn, thì chúng ta có thể giãn ra tối đa là 15 phút.

Số điểm chính trong bài nói chuyện không nên vượt quá bốn. Ba điểm thì tốt hơn. Người nghe khó mà tập trung và ghi nhớ hơn ba hoặc bốn điểm. Nếu bạn cần phải trình bày nhiều hơn thế, hãy chuẩn bị một tài liệu cầm tay và phát cho thính giả để họ sẽ đọc lại sau. Họ thích như vậy.

* KHÔNG ĐỒNG Ý Ư?

Một số người có thể không đồng ý với những gì nói trên. Họ bảo rằng trong quá khứ sự việc đâu có như vậy. Họ bảo rằng thiên hạ sẽ chịu khó nghe, miễn là bài nói chuyện hấp dẫn và thông điệp thực sự quan trọng. Tôi thấy cần phải phân biệt ở đây. Trong quá khứ, các bài nói chuyện dài hơn ngày nay, nhưng hồi ấy có rất ít nguồn thông tin: gia đình, trường học, tôn giáo, chính phủ. Đó là hệ thống truyền thông từ trên đi xuống – truyền thông từ người biết tới người không biết. Đó là thời của các nền văn hóa truyền đạt bằng miệng và bằng sách vở.

Ngày nay, nền văn hóa ‘ai ti’ (IT) đã xuất hiện và cái kiểu thức đã được chuyển đổi. Chúng ta cảm nhận mọi sự một cách khác hẳn. Chúng ta có vô số nguồn thông tin trên cấp độ toàn cầu. Ta có thể làm rất nhiều thứ cùng một lúc. Con gái tôi có thể vừa nói chuyện trên điện thoại hay ‘chat online’ vừa làm bài tập về nhà trên máy tính, và đồng thời nó còn nghe nhạc nữa. Cách cảm nhận của người trẻ ngày nay rất ngộ. Họ ‘nhìn mọi sự bằng tai và nghe mọi sự bằng mắt.’ Họ dồn mọi thứ lại với nhau như một trò chơi xếp hình và họ nhìn ngắm cái toàn thể. Họ chọn những gì có tốc độ và loại những gì rề rà chậm chạp. Các bài nói chuyện thuộc số những thứ họ cho là rề rà. Điều quan trọng, đối với họ, là đi thẳng vào… điều quan trọng!

Bài nói chuyện tốt nhất là bài nói chuyện ngắn gọn. Người Nhật bảo: “Nói nhiều, phạm lỗi nhiều; nói ít, phạm lỗi ít; không nói, không phạm lỗi.” Thông điệp ở đây là: Hãy nói vắn gọn.

* CÁC THÔNG ĐIỆP HẤP DẪN

Bạn hãy kể chuyện. Hãy đưa vào trong thông điệp của bạn một câu chuyện. Chuyện kể sẽ chuyển từ ngữ thành hình ảnh. Đừng để người ta chỉ nghe bài nói chuyện của bạn – phải làm cho họ nhìn thấy nó nữa. “Thứ Sáu vừa rồi, lúc 5 giờ chiều, tôi đã gặp một chuyện thú vị…” – khi bạn bắt đầu một bài nói chuyện như thế, bạn đã ‘nắm’ được thính giả của bạn rồi đó.

Chúng ta sống trong một nền văn hóa hình ảnh. Có ai đó nói rằng: “Một hình ảnh tương đương với một ngàn từ ngữ, và một ngàn hình ảnh có thể kể một triệu câu chuyện.” Bạn có biết tại sao tivi, xinê, rađiô được nhiều người ưa chuộng đến thế không? Bởi vì chúng là những nhà kể chuyện tuyệt vời. Các chuyện kể là lịch sử của chúng ta. Chúng ta sẽ không biết gì về tổ tiên mình nếu không qua các câu chuyện của các vị ấy. Chuyện kể là một cửa sổ vén mở cuộc sống người ta. Khi bạn kể một câu chuyện trong bài nói chuyện của mình, bạn đang hé mở chính bạn. Thính giả sẽ thoáng nhận ra bạn là ai và bạn làm gì. Thật quan trọng việc ghi nhận rằng khi bạn vén mở chính mình và chia sẻ chính con người mình, kể cả những nghi nan của mình, thì thính giả cũng bắt đầu sẵn sàng cởi mở như vậy. Những ai không có câu chuyện nào để kể thì đấy rất có thể là họ đang che giấu con người thật của họ.

* TRÍCH DẪN TRONG THÔNG ĐIỆP

Một số diễn giả mải mê trích dẫn người này người khác nhưng lại không nói ra những suy nghĩ của chính mình. Một bài nói chuyện như vậy chỉ nhằm tạo ấn tượng cho người ta mà thôi. Bạn hãy trích dẫn từ các nguồn, nhưng không phải để tạo ấn tượng, mà để minh hoạ cho những tuyên bố và quan điểm của chính bạn. Khi bạn làm thế, bạn bày tỏ một lập trường. Đừng quên rằng bạn chỉ có thể chọn một trong hai: hoặc bạn là chính mình, hoặc bạn chỉ là cái loa phát lại quan điểm của người khác.

NGÔN NGỮ

Hãy sử dụng thứ ngôn ngữ thường ngày của người ta. Nó không quá trịnh trọng, cũng không rắc rối hay hoa hoè. Bạn hãy lắng nghe các kênh radio phổ thông – người ta nói chuyện chẳng cầu kỳ gì cả nhưng mà rất hiệu quả.

Ngôn ngữ tốt nhất nên dùng là tiếng mẹ đẻ của cử toạ – thứ ngôn ngữ mà qua đó họ đã đi vào nhận biết và hiểu thế giới. Tuy nhiên, điều này không phải luôn luôn có thể trong một xã hội đa sắc tộc và đa ngôn ngữ. Trong những trường hợp đó, hãy dùng ngôn ngữ mà đa số thính giả có thể hiểu cách dễ dàng.

KÊNH TRUYỀN

* GIỌNG NÓI

Khi nói trước công chúng, giọng nói của bạn là yếu tố rất quan trọng. Một giọng nói được ‘chỉnh’ vừa phải thật vô cùng thiết yếu để bài nói chuyện đạt hiệu quả. Bạn phải tránh nói qua kẽ răng. Hãy phát âm từ cơ hoành chứ đừng phát âm từ cuống họng. Để tránh ‘mất giọng’, bạn hãy tập dượt bằng cách hát trong phòng tắm hoặc nói chuyện lớn tiếng trước một tấm gương. Hãy mở miệng ra khi bạn nói, điều này giúp cho việc điều chỉnh âm và giọng. Diễn viên Richard Burton đã cải thiện âm giọng của anh bằng cách vừa ngậm sỏi trong miệng vừa tập nói lớn tiếng hết mức có thể.

Bạn cũng có thể luyện giọng bằng cách gia nhập một câu lạc bộ sân khấu hay một nhóm ca nhạc. Ở đó bạn có thể vừa học các kỹ thuật phát âm vừa giải trí. Tôi đã làm thế và thấy có hiệu quả. Tôi chẳng bao giờ là ca sĩ, vì tôi chỉ đủ khả năng để vào “vòng gửi xe” thôi, nhưng tôi vẫn có thể tập luyện để làm chủ âm giọng của mình.

* MỘT SỐ ĐIỀU NÊN LÀM VÀ

KHÔNG NÊN LÀM

Đừng bao giờ nói chỉ với một cung giọng đều đều. Hãy biến hoá âm giọng của bạn, lúc cao lúc trầm, lúc chầm chậm lúc dồn dập. Cũng cần biết có những lúc nín thinh, tạm dừng. Hãy tập nói với nhiều âm vực, nhiều cung giọng cao thấp khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn biến hoá giọng nói của mình cách tự nhiên khi đang nói chuyện. Hãy điều chỉnh giọng nói sao cho nó toả ra được sự chân thành của bạn.

Điều mà bạn đừng bao giờ làm, đó là cố bắt chước cách người khác nói. Làm vậy bạn sẽ khiến thính giả thất vọng đấy. Hãy là chính bạn. Bạn tập luyện để nói tốt hơn nhưng bao giờ bạn cũng phải là chính bạn.

Đừng nói quá lớn tiếng, điều đó chỉ gây khó chịu cho thính giả mà thôi. Giọng của tôi rất mạnh. Có lần tôi nói chuyện với một nhóm phụ huynh, và một trong số họ đứng lên phát biểu: “Này Augy, giọng của anh mạnh thật. Chúng tôi chẳng thể nghe được gì cả.” Tôi hiểu điều người ấy muốn nói. Đôi khi, nói rất nhỏ trong hơi thở lại có thể chuyển trao một thông điệp rất mạnh mẽ. Như có câu nói rằng “Chân lý chỉ cần được nói thì thầm.” Bạn hãy nói khoan thai và rõ ràng, dùng những khoảng lặng và những ngắt câu thích đáng. Hãy lưu ý cách phát âm của bạn, vì những từ phát âm không đúng sẽ ảnh hưởng đến cả bức thông điệp đấy.

Cũng hãy lưu ý đến những thói quen như việc thường xuyên lặp lại mấy tiếng “ờ,” “à,” “ùmm,” hay những tiếng đệm thừa thãi khác do mất kiểm soát. Tật xấu ấy sẽ làm cản trở dòng chảy của bài nói chuyện. Một đồng nghiệp của tôi có lần đã đếm số lần tôi nói “có nghĩa là…” và cho biết tôi đã nói thế đến 7 lần trong một phút. Bạn đừng xem thường những thói quen không tốt như thế.

Đừng để giọng nói của bạn bộc lộ ra rằng bạn đang thiếu nhiệt tình hay thiếu ‘lực’. Một diễn giả thành công hao tốn rất nhiều năng lực trong một bài nói chuyện. Một diễn giả uể oải thì chẳng thể đem lại gì ngoài sự buồn ngủ cho người nghe. Thính giả phải cảm nhận được nhiệt huyết của bạn. Nếu bạn nói với giọng ngái ngủ, thì người nghe phải buồn ngủ thôi.

Giọng nói và bài nói chuyện của bạn có thể được hỗ trợ bởi một số công cụ, chẳng hạn micrô, cử điệu của thân thể, và những phương tiện nghe nhìn phù hợp. Tuy nhiên, tất cả những sự hỗ trợ ấy không miễn cho bạn việc tập luyện, tập luyện và tập luyện không ngừng.

* MICRÔ

Micrô giúp khuyếch đại tiếng nói của bạn. Đồng thời, nó cũng làm biến đổi giọng nói. Biết cách sử dụng, micrô sẽ là trợ thủ đắc lực cho bài nói chuyện. Song nếu không biết cách dùng micrô, nhiều khi chẳng ai nghe được bạn nói gì. (Xem phần nói về cách dùng micrô!)

Ngày nay, loại micrô tốt nhất là loại không dây gắn ở ve áo. Nó cho phép bạn có hai tay và thân thể hoàn toàn tự do.

* DÙNG CỬ ĐIỆU THÂN THỂ

Vị trí khó khăn nhất cho một diễn giả là khi bị dính cứng vào một chiếc bục với cái chân micrô ở phía trước mình. Bạn không thể làm gì nhiều trong tình trạng đó, bởi vì bạn không thể di chuyển. Để làm cho bài nói chuyện có màu sắc phong phú thì điều duy nhất phải làm là kết hợp lời nói với điệu bộ của đôi tay, khuôn mặt và những cử động thân thể.

Nếu biết dùng động tác của đôi tay cách thích hợp để nhấn mạnh một điểm nào đó, bạn sẽ làm cho bài nói chuyện của mình phong phú hẳn lên. Ở Á Châu, bạn đừng đưa một ngón tay, nhất là ngón trỏ, mà chỉ vào thính giả đấy nhé. Vì người ta cho đó là cử chỉ vô lễ. Hãy dùng cả lòng bàn tay. Nhưng phải chú ý để đừng cử động quá nhiều, cũng không huơ tay lung tung và không ngớt, vì như vậy sẽ làm cho người nghe chia trí.

Hình minh hoạ

Nếu biết dùng động tác của đôi tay cách thích hợp để nhấn mạnh một điểm nào đó, bạn sẽ làm cho bài nói chuyện của mình phong phú hẳn lên. Nhưng phải chú ý để đừng cử động quá nhiều, cũng không huơ tay lung tung và không ngớt, vì như vậy sẽ làm cho người nghe chia trí.

Quả là rất nên nhấn mạnh ý tưởng của bạn bằng những điệu bộ của thân thể, của nét mặt và của đôi tay. Tôi cho rằng trong ba thứ điệu bộ ấy thì sự diễn tả trên nét mặt là có tiềm năng nhất, mặc dù nhiều người ngại làm thế. Nhướn mày, nhíu trán, bặm môi, thậm chí một vài người còn có thể cử động cả vành tai… đều có thể là những cách ‘nói’ đầy hấp lực. Người ta nói với tôi rằng họ đọc được từ khuôn mặt tôi nhiều hơn là từ những lời tôi nói. Hãy nhớ rằng một khuôn mặt lạnh như tiền thì chỉ phù hợp cho một tay chơi xì phé. Còn bạn, khi nói chuyện, hãy bảo đảm rằng bạn nhìn vào mắt người ta. Việc nhìn vào mắt sẽ xây dựng mối tương quan giữa bạn với thính giả. Nhưng bạn đừng nhìn chỉ một hướng. Hãy nhìn khắp cử toạ. Mỗi người phải cảm thấy rằng bạn đang nói với chính họ. Tuy nhiên, đừng nhìn chằm chằm. Khuôn mặt và đôi mắt của bạn nên lướt từ từ như ống kính camera – mở tầm nhìn ra, thu tầm nhìn lại, lướt qua, lướt lại – và tất cả đều được làm một cách tự nhiên.

Đừng ngoáy mũi hay gãi râu; đừng cứ mân mê đuôi cà vạt; đừng cứ cho tay vào túi áo hay túi quần; đừng nói với trần nhà, sàn nhà, hay với ô cửa sổ; đừng cứ loay hoay lấy kính ra rồi lại đeo kính vào.

* TRÁNH KIỂU CÁCH

Khi nói chuyện, bạn hãy ý thức cung cách nói chuyện của bạn. Đừng cắn móng tay, đừng kéo dái tai, đừng nhún nhảy, đừng lắc người qua bên này rồi qua bên kia, đừng bới tóc, vv. Mọi sự ta làm đều truyền thông. Sử dụng thân thể mình cách đúng đắn sẽ thêm chiều sâu cho những lời mình nói. Trái lại, sử dụng thân thể cách không đúng đắn (= lạm dụng) thì sẽ làm thiệt hại đến phẩm chất của bài nói chuyện. Hãy nhờ một người trong gia đình hay một người bạn nhận xét về những điệu bộ của bạn khi nói chuyện.

NGUỒN (TỨC LÀ BẠN, NGƯỜI NÓI)

Nói cho cùng, trong tư cách là người nói chuyện, bạn không truyền thông cái gì khác ngoài chính bạn – suy nghĩ của bạn, ý tưởng và cảm xúc của bạn, lập trường và những niềm tin của bạn. Khi bạn nói chuyện trước công chúng, bạn đưa chính mình ra cho người ta phán đoán. Như vậy, thật quan trọng cần phải ghi nhớ một số điều cốt yếu.

* HÃY BIẾT NHÚN NHƯỜNG

Trong một thế giới mà tổng số kiến thức tăng gấp đôi chỉ trong chưa đầy hai năm, thật khó mà có thể gọi bất cứ ai là chuyên gia về bất cứ chuyện gì. Nên kiêng kỵ việc giới thiệu một diễn giả nào đó là chuyên gia theo nghĩa là người nắm biết hết. Thính giả ngày nay rất thận trọng với các chuyên gia. Nếu bạn được giới thiệu, bạn hãy thu xếp sao cho sự giới thiệu thật đơn sơ. Nên giới thiệu “đây là một người có kinh nghiệm về …” tốt hơn là nói “đây là một chuyên gia về…” Tốt nhất là bạn tự giới thiệu về mình, như thế bạn sẽ hoàn toàn làm chủ tình hình và giữ được sự nhún nhường cần thiết.

Bạn không nhún nhường khi bạn nhập đề như sau: “Hồi tôi đang học chương trình tiến sĩ ở …” hay “Khi tôi đang viết quyển sách thứ ba của mình…” hay “Vào thời gian tôi nghỉ hè ở Luân Đôn…” Những lối nói ấy dễ gây khó chịu cho thính giả. Người ta chỉ thích bạn vào thẳng vấn đề. Vì thế, tốt hơn bạn nên nói: “Tôi xin chia sẻ với các bạn kinh nghiệm của mình về…” hoặc “Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu…”

Dĩ nhiên, bạn có thể chia sẻ cho người nghe về kinh nghiệm nhiều năm của bạn trong lãnh vực đang đề cập – điều đó rất hữu ích. Thậm chí bạn có thể cho biết rằng bạn đã viết sách về chủ đề ấy. Cái đáng lưu ý không phải là điều bạn nói, nhưng vấn đề là nói cách nào và nói lúc nào.

* NẮM VỮNG ĐIỀU MÌNH NÓI

Một diễn giả tốt thì phải có một nền tảng hiểu biết thật tốt. Bạn không thể đòi người ta tin tưởng hay chấp nhận bạn duy chỉ bằng các bằng cấp hay các chức danh của bạn. Bạn phải tranh thủ sự tín nhiệm bằng cách cho thấy rằng bạn nắm vững những gì bạn đang nói.

Không có con đường tắt nào để đạt được kiến thức. Bạn phải không ngừng cập nhật chính mình với những thông tin mới nhất liên quan đến chủ đề. Bài nói chuyện của bạn phải cho thấy rằng bạn rất thoải mái với đề tài bạn đang nói, và người nghe phải cảm thấy rằng bạn biết điều bạn nói. Sự hiểu biết như vậy, cùng với kinh nghiệm thực tế của bạn trong lãnh vực cụ thể này, sẽ đem lại cho bạn sự kính trọng từ phía thính giả.

Đừng cố nói về những lãnh vực mà bạn chưa hề có kinh nghiệm. Chẳng hạn, thật không dễ trình bày vấn đề kế hoạch hoá gia đình nếu bạn là người độc thân. Đàng khác, tôi thấy khá thoải mái nói về truyền thông và về giới trẻ, vì bốn đứa con của tôi đều là những học sinh tuổi “teen” rất quan tâm tới các phương tiện truyền thông.

Đó là lý do tại sao tôi không luôn luôn nhận lời mời diễn thuyết. Tôi chỉ nhận lời nói chuyện về những chủ đề mà mình nắm khá thấu đáo. Và đó chỉ là chuyện công bằng với thính giả của mình thôi.

* HÃY LÀ CHÍNH BẠN

Người ta thường yêu cầu tôi chỉ cho họ những kỹ thuật để họ có thể nói chuyện trước công chúng cách hiệu quả. Tôi luôn cảm thấy lúng túng khi nghe yêu cầu như vậy, vì tôi tin rằng nói trước công chúng không duy chỉ là vấn đề kỹ thuật hay công nghệ.

Nói trước công chúng là chia sẻ các niềm tin và các ý tưởng của bạn về một chủ đề cụ thể một cách can đảm và cởi mở. Uy tín của bạn phụ thuộc vào các yếu tố ấy. Thật vậy, khi bạn ăn nói một cách ‘có thẩm quyền’ thực sự, người ta sẽ cảm nhận được ‘thẩm quyền’ đó ngay. Bạn không thể trở thành một ai khác ngoài chính con người thực của bạn, và bạn không thể trao cho ai cái gì bạn không có. Mọi cố gắng đóng kịch sẽ chỉ biến bạn thành một anh hề tội nghiệp trước mắt người ta mà thôi.

Hãy thành thật. Và hãy là chính bạn. Đừng cố ‘copy’ phong cách hay ngôn ngữ của ai khác. Hãy có lập trường của mình. Hãy khôn ngoan nhưng đừng ‘ba phải’.

Bạn cần biết nhạy cảm với thính giả của mình. Nếu họ trông có vẻ quá căng thẳng, bạn hãy pha một chút hài hước – hãy làm cho họ thoải mái. Cách vào chuyện của bạn sẽ dựa vào bầu khí của thính giả mà bạn cảm nhận được: Thính giả đang hoang mang? Họ đang sốt ruột? đang mệt mỏi? chán chường?

* MÔI TRƯỜNG

Ngày nay người ta đang ngập chìm trong các bài diễn thuyết chính trị của vô số chính khách. Người ta cần cảm thấy được thư giãn hơn. Bạn có thể nhận ra điều này ở bất cứ ngóc ngách nào của xã hội: trong chính quyền, trong công việc kinh doanh, trong các cơ chế tôn giáo… Xã hội có quyền được trao cho sự thật và được đối xử cách thành thật.

Và chỉ những nhà truyền thông đích thực mới có thể cung ứng sự thật và sự thành thật cho người ta. Người ta được thuyết phục bởi chiều sâu xác tín của bạn hơn là bởi tầm cao lý luận của bạn. Người ta phải cảm nhận được rằng bạn đang nói sự thật và rằng bạn đang cố gắng sống sự thật ấy. Ta hiểu tại sao những người như Nelson Mandela và Mẹ Têrêxa luôn được người ta kính trọng và lắng nghe.

Bạn có ngạc nhiên tại sao hàng triệu người trong những năm qua tại An Độ, California, và Philippines đã bầu chọn các diễn viên điện ảnh vào các vị trí nắm giữ quyền lực chính trị quan trọng không? Lý do cũng bởi vì họ cảm nhận một điều gì đó. Họ đã ngao ngán với những chính khách truyền thống mà họ cho rằng quá lươn lẹo. Trái lại, họ nhìn thấy chất ‘anh hùng’ nơi các diễn viên trên phim ảnh, và họ cảm nhận rằng đây có thể là những con người tử tế.

Trong cái nhìn toàn diện, chính đời sống và lối sống của bạn sẽ có vai trò quan trọng. Một khi người ta nhận thấy bạn ăn nói thẳng thắn, người ta sẽ không còn bận tâm tới những khuyết điểm thể lý của bạn nữa. Bạn đẹp trai hay xấu trai, cao hay lùn, mập hay ốm đều không quan trọng. Nhân cách bên trong của bạn sẽ chiếu sáng và lấn át tất cả. Nhưng nói vậy không có nghĩa rằng bạn không nên để ý đến dáng vẻ bên ngoài của mình đâu nhé.

* MÁCH BẠN VỀ DÁNG VẺ BÊN NGOÀI

Truyền thông là hiện diện. Dáng vẻ bên ngoài của bạn có thể không phải là yếu tố quan trọng nhất của bài nói chuyện, nhưng nó cũng có vai trò đấy. Một số nhà tâm lý hiện đại nói rằng có đến 30 phần trăm sự truyền thông của chúng ta là xuyên qua những biểu tượng như y phục, kiểu tóc, đồ trang sức và cách trang sức. Trong một xã hội in đậm tính truyền thông, những yếu tố này có một ý nghĩa nào đó. Chúng ta cần có một số lưu ý như:

– An mặc tề chỉnh luôn luôn đem lại ưu thế. Bạn hãy trông có vẻ sạch sẽ. Tốt nhất là tắm gội trước đó. Đừng đến nói chuyện trong tình trạng thân thể bạn bốc mùi. Nhưng nhớ rằng nước hoa khử mùi cũng là một cái gì rất dễ gây dị ứng cho thính giả đấy.

– Nếu bạn là nam, có thể dùng một chút dầu thơm sau khi cạo râu. Một chút nước hoa cologne cũng tốt. Nếu bạn là nữ, một chút trang điểm khéo léo cùng với một chút nước hoa nhè nhẹ có thể thực sự giúp bạn ‘hấp dẫn’ hơn.

– Hãy ăn mặc đúng mực. Đừng quá cầu kỳ cũng đừng quá sơ sài. Y phục quá chật bó sát sẽ làm cho bạn ‘lòi thịt’ ra đấy. Hãy tránh những món trang sức rườm rà, đừng đeo khuyên to ở tai, ở mắt hay ở mũi. Hình xâm cũng không hay ho lắm đâu. Chúng chỉ gây chia trí và không cho phép người ta tập trung vào bài nói chuyện của bạn.

– Bạn đừng đeo kính đen. Hãy cho phép người nghe nhìn thấy đôi mắt của bạn. Kính nâu nhạt thì có thể chấp nhận được.

– Nhớ chải tóc ngay ngắn. Nếu bạn là nam thì râu ria cũng phải tỉa tót cho gọn gàng.

– Bạn hãy đi giày sao cho thanh lịch. Người ta nhìn bạn từ đỉnh đầu tới bàn chân, và họ luôn luôn dừng lại ở đôi chân của bạn đấy.

– Hãy tránh những gì hoàn toàn ‘nhân tạo’, chẳng hạn tóc giả (thà trình làng một cái đầu hói hơn là một đầu tóc giả trông không tự nhiên.) Cũng cần tránh lông mi giả, móng tay giả, và những thứ giả khác. Đi giày gót quá cao sẽ chỉ làm thính giả lo âu về sự an toàn của bạn.

– Thể lực của bạn cũng quan trọng. Nói trước công chúng là công việc đòi phải có sức. Và người ta phải cảm thấy rằng bạn đang ở trong phong độ tốt. Điều tiết được sức của mình sẽ đem lại uy lực cho bài nói chuyện của bạn. Còn nếu bạn thiếu lực, người ta sẽ nhận ra bạn yếu ớt và điều này sẽ làm thiệt hại cho bài nói chuyện của bạn. Trong một thế giới mà người ta rất ý thức về ngoại hình, sẽ là bất lợi nếu bạn thuộc loại quá béo phì hay quá gầy gò.

– Hãy mỉm cười. Đừng bắt chước những người lúc nào cũng trình làng một bộ mặt tối sầm và nhăn nhó. Nhăn nhó là dấu hiệu của lo lắng và bất an. Còn nụ cười là dấu hiệu rõ rệt của sự tự tin và thái độ nồng nhiệt. Bạn hãy biết mỉm cười để đem lại niềm vui cho người khác.

NHỮNG NHẬN XÉT PHẢN HỒI

Nhận xét phản hồi là nhận xét được đưa ra bởi thính giả sau một bài nói chuyện. Rất cần có những nhận xét phản hồi nghiêm túc để chúng ta dựa vào đó mà cải thiện chính mình. Tất cả chúng ta đều mong muốn có những nhận xét tích cực, nhưng cũng hãy nhớ rằng những nhận xét tiêu cực rất hữu ích để giúp ta làm tốt hơn.

Cử toạ đứng lên hoan hô, kể cả xuýt xoa, thì đó là dấu cho thấy rằng bạn đã có một bài nói chuyện tuyệt vời. Còn nếu khi bạn chấm dứt bài nói chuyện, cử toạ la ó và huýt gió, thì đó cũng là một nhận xét phản hồi rất rõ ràng – nó có thể mang một trong hai nghĩa: hoặc bài nói chuyện của bạn quá mơ hồ và người ta không hiểu gì, hoặc họ hoàn toàn không đồng ý với bạn.

Hầu như tất cả các diễn giả đều nhận được một tràng pháo tay ở cuối bài nói chuyện của mình. Vấn đề là: tràng pháo tay ấy có nghĩa gì vậy? Phải chăng nó có nghĩa rằng bài nói chuyện của bạn thực sự tốt?

Chúng tôi không đồng ý, nhưng dù sao chúng tôi cũng vỗ tay…

Lần nọ tôi có mặt tại một chiến dịch vận động bầu cử ở một nước Á Châu. Người bạn ngồi kế bên tôi đã nhiệt tình vỗ tay tán thưởng sau bài nói chuyện của ứng cử viên mà anh ủng hộ. Rồi sau đó anh ta cũng vỗ tay khi ứng cử viên phe đối thủ kết thúc bài nói chuyện. Tôi hỏi tại sao anh vỗ tay cả cho người mà anh không ủng hộ. Anh trả lời: “À, người ta đã mất công nói chuyện suốt nửa tiếng đồng hồ, ít ra mình cũng nên thưởng họ bằng vài tiếng vỗ tay vậy mà.” Rõ ràng là ở đây tiếng vỗ tay của anh ta không nói lên điều gì xác thực.

Dân chúng ở khu vực Châu Á-Thái Bình Dương (cả ở Phi Châu và Nam Mỹ nữa) có những cách phản hồi khác với người tây phương. Ở vùng chúng tôi, khi bạn hỏi ai đó rằng “Anh / chị nghĩ gì về bài nói chuyện của tôi?” thì câu trả lời sẽ luôn luôn tích cực. Đó là một nét văn hóa. Họ không muốn làm mích lòng bất cứ ai. Họ không muốn làm người khác mất mặt. Họ sẽ nói thực điều họ suy nghĩ sau lưng bạn chứ họ không muốn nói thẳng trước mặt bạn. Họ khen một bài nói chuyện là “tuyệt vời” khi họ nghĩ rằng nó “tốt.” Còn khi họ nói “tốt” thì ý của họ là “cũng tạm được,” khi họ nói “cũng được” thì đấy là họ muốn nói rằng bài nói chuyện không tốt lắm. Vì thế, chúng ta phải luôn luôn đọc cho ra cái ý đằng sau điều họ nói.

Tốt nhất là bạn điều tra cách gián tiếp. Nếu bạn muốn ai đó nhận xét về phong cách nói chuyện của mình, bạn đừng hỏi trực tiếp. Hãy yêu cầu một người bạn mà bạn tín nhiệm nhận công việc thăm dò nhận xét của thính giả. Và mọi sự phải được làm cách kín đáo. Loại phản hồi gián tiếp này thường rất đáng tin cậy.

4. Chuẩn Bị Bài Nói Chuyện

Đừng bao giờ đứng lên để nói điều gì đó. Hãy luôn luôn có điều gì đó để nói rồi hãy đứng lên.

Thật quan trọng việc bạn xác định rõ bài nói chuyện của mình thuộc loại nào. Nói chung những bài nói chuyện trước công chúng có thể được chia thành 3 loại chính:

– Loại thông tin

– Loại truyền cảm hứng

– Loại chỉ dẫn

NÓI CHUYỆN ĐỂ THÔNG TIN

Ở đây, bạn trình bày các sự kiện và các hàm ý của chúng. Chẳng hạn, bạn nói về mức lạm phát và tác động của nó trên người tiêu thụ. Hoặc bạn nói về kế hoạch 5 năm của công ty mình và giải thích tại sao bạn cần thuê mướn thêm hay đào tạo lại nhân viên. Hoặc bạn có thể nói về ảnh hưởng của các khu công nghiệp đối với môi trường.

Một bài nói chuyện loại này sẽ cần nhiều thứ chứ không chỉ toàn lời nói. Bạn sẽ cần các phương tiện nghe nhìn để giới thiệu các dữ liệu. Chẳng hạn, bạn không nên nói “Nợ nước ngoài của chúng ta đã gia tăng và nay đang ở mức 21 tỉ USD.” Thay vào đó, bạn nên cho thính giả xem một biểu đồ minh hoạ mức nợ đã diễn biến thế nào để đến tình trạng hiện nay. Hãy dùng một máy chiếu (projector) hoặc một hình minh hoạ.

Thông tin trình bày phải rõ ràng và gọn gàng. Tốt hơn nên nói “Chúng ta sẽ cần thêm 12 chuyên viên kỹ thuật” thay vì nói “Đội ngũ chuyên viên của chúng ta cần phải được tăng thêm 14 phần trăm.” Nói kiểu đó là bắt người nghe phải làm toán. Cũng vậy, đừng nói “Thu nhập thực tế đã tăng 10,08 phần trăm,” mà nên nói “Thu nhập bình quân mỗi công nhân đã tăng 4 USD mỗi ngày.

Một bài nói chuyện nhằm mục đích thông tin phải liệu sao để không làm khó cho thính giả. Đừng tọng vào đầu người ta quá nhiều những ý niệm trừu tượng và những con số mà họ không thể tiếp thu.

Các nông dân, chẳng hạn, thường phàn nàn rằng các bài nói chuyện của các viên chức ngành nông nghiệp thường quá chuyên môn và chán ngắt. Họ không thể liên hệ những bảng thống kê và những dữ liệu lạnh lùng kia với đời sống hằng ngày của mình.

Xin đơn cử một bài nói chuyện về lý do tại sao chúng ta nên dùng thuốc trừ sâu một cách cẩn thận. Thay vì chỉ liệt kê những nguy hiểm của thuốc trừ sâu và những hiểm hoạ đối với sức khoẻ, tôi có thể nói chuyện kiểu như sau:

————————————–

Các bạn thân mến,

Thứ Sáu vừa rồi, lúc 5 giờ chiều, con trâu của Ahmad đã chết. Con trâu ấy đã chết do uống nước. (Thính giả xôn xao ngạc nhiên tại sao một con trâu lại chết vì uống nước!)

Nước mà con trâu ấy uống được chứa trong cái thùng đã từng chứa thuốc trừ sâu.

Chỉ năm ngoái thôi, hơn 2.000 con trâu trên cả nước đã chết vì ngộ độc thuốc trừ sâu. So với năm trước đó, con số đã gia tăng đến 500. Mà không chỉ trâu, thuốc trừ sâu cũng đã làm chết 300 con gà, 40 con ngỗng và 10 trẻ em nữa. (Thính giả nhận ra tầm nghiêm trọng của tình hình!)

Các bạn thân mến,

Đề tài tôi nói chuyện hôm nay là “Việc Sử Dụng Thuốc Trừ Sâu Không Đúng Đắn và Làm Thế Nào Để Chúng Ta Giảm Thiểu Các Mối Nguy Hiểm.” Tôi sẽ phác hoạ 4 cách tránh ngộ độc do thuốc trừ sâu. (Thính giả cảm thấy nhẹ nhõm khi biết rằng người nói chuyện sẽ chỉ bàn 4 điểm thôi!)

Thứ nhất, sau khi dùng hết thuốc trừ sâu trong những thùng chứa lớn, các bạn hãy rửa thật sạch, ít nhất hai lần, với xà bông. Rồi các bạn đem phơi thùng ngoài nắng. Nếu không sử dụng, các bạn nhớ lật úp cái thùng, để nước mưa không chứa lại trong đó. Làm như thế, sẽ phòng tránh được mối nguy súc vật uống phải nước nhiễm độc.

Thứ hai, những hộp các-tông đựng thuốc trừ sâu – sau khi đã dùng – cần được đốt đi, và các bạn chôn tro của nó thật kỹ.

Thứ ba, các lon thuốc trừ sâu bằng thiếc – sau khi dùng xong – cần được chôn sâu ít nhất sáu tấc.

Cuối cùng, và quan trọng nhất, đó là câu hỏi “Chúng ta giữ thuốc trừ sâu như thế nào?” Những lon và những hộp các-tông đựng thuốc trừ sâu phải được đặt trong thùng hay tủ khoá cẩn thận, để phòng tránh trẻ em sờ tới.

Để kết luận, tôi muốn lặp lại rằng chúng ta có thể cứu nhiều mạng sống nếu thực hiện 4 bước đơn giản trong việc kiểm soát thuốc trừ sâu: rửa, đốt, chôn, và khoá kỹ. Ở đây, tôi có làm một hình minh hoạ 4 bước ấy. (Trưng hình minh hoạ ra cho thính giả!)

Xin các bạn lưu ý rằng việc sử dụng cách cẩn thận thuốc trừ sâu không chỉ cứu sống trâu bò và các loại gia súc, mà chúng ta còn bảo vệ chính con em của mình nữa đó.

Cám ơn các bạn!

————————————-

NÓI CHUYỆN ĐỂ TRUYỀN CẢM HỨNG

Mọi loại thính giả đều có thể được truyền cảm hứng. Một bài nói chuyện truyền cảm hứng là một bài nói chuyện nhằm đánh thức người ta. Mục đích của nó là làm cho thính giả đứng dậy, đi và làm một cái gì đó trong một tình hình nào đó. Đây là một bài nói chuyện có tính thúc đẩy; nó thường ngắn thôi và chỉ có một chủ điểm. Truyền cảm hứng có nghĩa là làm cho người ta phải cảm, phải nghĩ. Bài nói chuyện loại này thường có chứa một câu chuyện thành công hay một câu chuyện thực. Nó có thể làm cho người ta cười hay khóc, buồn hay giận, hay bức xúc… Nó bắt đầu một cách kịch tính và kết thúc cách cô đọng, sâu sắc.

Sau đây là một ví dụ:

—————————————–

Kính thưa quí vị, tôi xin kể một câu chuyện.

Steven và Sheila đã kết hôn được 25 năm, nhưng trong sáu tháng vừa rồi, hai người rất khó khăn trong việc trò chuyện với nhau. Thực tế là hai người đã ngủ riêng giường; Sheila ngủ giường của con gái, còn Steven dùng giường của con trai. Hai con của họ đã kết hôn và dọn đi ở riêng cách đây hai năm. Căn phòng ngủ lớn nhất nhà trên tầng hai, với một giường đôi, ở trong tình trạng bị bỏ phế, như chứng tích của bầu khí căng thẳng trong nhà.

Mọi sự đã bắt đầu từ một cuộc cãi vã vụn vặt về một chương trình truyền hình. Đó là một chương trình thể dục nhịp điệu, và Steven đã buột miệng nói rằng Sheila nên tham gia một khoá thể dục nhịp điệu như thế. Sheila đùng đùng nổi giận, nghĩ rằng Steven chế nhạo dáng người không còn thon thả của mình. Giận mất khôn, chị đã ném một chiếc gạt tàn thuốc và – chẳng may – làm vỡ cái tivi. Để trả đũa, Steven cương quyết không sửa cái tivi, và Sheila chấm dứt nói chuyện với Steven. Chị bảo rằng trừ phi anh sửa cái tivi, chị sẽ không ngủ với anh nữa.

Một hôm, một trận mưa bão dữ dội ập đến, kéo dài không ngớt. Vì nhà họ nằm trong thung lũng nên luôn có nguy cơ bị lũ quét. Mà thật, nước dâng lên rất nhanh. Chỉ trong 3 tiếng đồng hồ, tầng hầm bị ngập hoàn toàn; một tiếng sau đó, đến lượt tầng trệt. Steven và Sheila phải bò lên tầng hai – hai người không còn cách nào khác ngoài việc ngồi chung trên chiếc giường đã bỏ phế khá lâu của họ.

Họ ngồi đó chờ mưa dứt. Cả hai đều cảm thấy lo lắng và khổ sở, nhưng vẫn không nói gì với nhau. Thêm một trận mưa ầm ầm trút nước, và nước tiếp tục dâng lên, cuốn chiếc giường trôi ra khỏi cửa. Cả thung lũng trở thành một biển nước, và chiếc giường ấy trở thành chiếc xuồng cứu sinh của hai người. Họ không còn cách nào khác là níu lấy nhau để sống sót.

Sau cái đêm có vẻ như dài nhất đời họ ấy, cuối cùng mưa cũng dứt. Buổi sáng, mặt trời lại mọc lên, đem lại một cảm giác nhẹ nhõm.

Steven nhìn Sheila và nói: “Em có nhận ra rằng sáu tháng rồi, đây là lần đầu tiên mình chung giường với nhau không?” Thế là băng tan, và cả hai cùng phá lên cười. Một trận bão đã đem họ lại với nhau và chữa lành vết thương giữa họ.

Bài học cho chúng ta là: Đừng để những chuyện vớ vẩn phá hỏng mối tương quan. Cuộc sống có kích thước lớn hơn những chuyện vớ vẩn ấy nhiều. Nếu bạn có vấn đề phiền trí, hãy nói ra. Mà quí vị cũng đừng quên rằng đây là câu chuyện thật đó. Chỉ có tên người được thay đổi thôi.

———————————————

NÓI CHUYỆN ĐỂ CHỈ DẪN

Bài nói chuyện loại này cũng được gọi là bài giảng, thường diễn ra trong lớp học hay trong hội trường. Nó không phải là một bài nói chuyện 10 phút, nhưng dài hơn thế nhiều – thường ở khoảng giữa 45 và 90 phút. Một bài giảng, để có hiệu quả, cần tránh hình thức cầu kỳ. Bầu khí tốt nhất để học tập là một bầu khí thân thiện và thoải mái.

Một giảng viên ưu tú cần có những thứ sau đây:

một kiến thức toàn diện về chủ đề, cùng với kinh nghiệm trong đời sống thực;

niềm tin vào chủ đề mình giảng;

có khiếu hài hước và có khả năng khơi gợi cảm xúc;

có sự tham dự tích cực của thính giả;

và có những phương tiện nghe nhìn thích hợp.

Nếu bạn có 90 phút, hãy phân chia như sau: 20 phút tham dự của người nghe thông qua một bài tập; 40 phút trình bày bằng miệng, xen kẽ 10 phút dùng phương tiện nghe nhìn; 15 phút cho hoạt động hỏi đáp; cuối cùng là 5 phút đúc kết.

Một cử toạ đông đến 150 người vẫn có thể được sắp xếp để tiếp thu một bài diễn giảng cách hiệu quả. Các phương tiện nghe nhìn có thể bao gồm trong những thứ như: một màn hình lớn, một hệ thống âm thanh với băng cát-xét hoặc đĩa CD. Đối với cử toạ dưới 100 người, có thể dùng các posters khổ lớn hay một tấm bảng trắng. Trong thời đại máy tính hôm nay, bạn có thể dùng các phần mềm trình bày như Microsoft PowerPoint, Corel Show hay Lotus Freelane Graphics.

Sau đây là một ví dụ về cách tôi sắp xếp một bài diễn giảng về ý thức truyền thông:

——————————————–

Cử toạ: 100 sinh viên đại học;

Nơi chốn: hội trường;

Đề tài: Tác Động Của Truyền Thông Trên Giới Trẻ;

Thời gian: 90 phút;

Mục tiêu: Cho thấy cách mà truyền thông, nhất là truyền hình, ảnh hưởng đến lối sống của giới trẻ;

Dụng cụ:

– 5 phiếu gợi ý, mỗi phiếu chứa 3 câu hỏi liên quan tới truyền thông;

– Một video clip 5 phút về các ngôi sao nhạc pop;

– Một video âm nhạc (MTV) hay một sưu tập 5 phút quảng cáo các sản phẩm tiêu dùng;

– Các mẩu tin trên báo, biếm hoạ, tạp chí điện ảnh và băng đĩa liên hệ;

– Một tivi màn ảnh lớn;

– Một đầu VCD/DVD.

————————————————

Hiểu rằng người trẻ không thích giới thiệu dông dài, tôi yêu cầu MC chỉ giới thiệu về tôi một cách ngắn gọn.

Rồi tôi nhanh chóng vào đề tài. Người trẻ thường không thể tập trung chú ý lâu; họ không nhiệt tình lắm trong việc lắng nghe các giáo sư hay các vị cao niên nói chuyện. Tôi phân bài diễn giảng của tôi thành 4 phần.

Phần I

Tôi yêu cầu 5 người tình nguyện, mỗi người trả lời 3 câu hỏi mà tôi đã chuẩn bị sẵn trong các phiếu. Những câu hỏi này sẽ cho thấy rõ rằng phần lớn các câu trả lời mà họ biết đều đến từ các phương tiện truyền thông đại chúng.

Loạt câu hỏi 1:

Những câu hỏi sẽ có câu trả lời lập tức và chính xác

-Ai đang là tổng thống Hoa Kỳ?

-Madonna là ai?

Những câu hỏi sẽ có tính đánh đố hơn

-Ai đang là thủ tướng Thái Lan?

Loạt câu hỏi 2:

Những câu hỏi sẽ có câu trả lời lập tức và chính xác

-Cristiano Ronaldo đang chơi cho câu lạc bộ nào?

-Ai nói “Tôi có một giấc mơ”?

Những câu hỏi sẽ có tính đánh đố hơn

-Bạn cho biết ngân sách quốc gia?

Những câu trả lời mà họ không biết thường là những nội dung không được đề cập nhiều trên truyền thông.

Tôi giải thích cho họ rằng truyền thông đại chúng, vốn tác động vào các giác quan, dường như là một ông thầy hiệu quả hơn nhiều so với các thầy cô ở lớp học. Cái gì truyền thông thấy, chúng ta thấy. Cái gì truyền thông không quan tâm, chúng ta không quan tâm.

Phần II

Tôi cho xem một đoạn video clip 10 phút về các ngôi sao nhạc pop và các mẩu quảng cáo. Sau đó các tham dự viên khảo sát hiện tượng quảng cáo trên các kênh truyền thông khác, chẳng hạn, các CDs, phim tấu hài, tạp chí và nhật báo. Mục đích là để nhận ra thông điệp chính trong đoạn video và nhận ra các giá trị mà nó quảng bá. Tới đây, các sinh viên bắt đầu ý thức rằng nhiều sản phẩm được quảng cáo rất rộng rãi nhưng thật sự chẳng cần thiết chi cả và thậm chí có hại.

Phần III

Một giải thích chi tiết về cách mà tivi ảnh hưởng đến các giá trị của chúng ta và chi phối thói quen mua sắm của chúng ta.

Phần IV

Phần cuối cùng này đề cập vai trò và chức năng của truyền thông và của việc quảng cáo trong xã hội. Một cuộc thảo luận ngắn sẽ nêu rõ nhu cầu giáo dục truyền thông để giúp giới trẻ trở thành những người đọc, nghe, nhìn một cách khôn ngoan – nghĩa là biết đánh giá, biết phân biệt và biết phê bình.

Kinh nghiệm của tôi cho thấy rằng việc vận dụng các phương tiện truyền thông trong diễn giảng sẽ đem lại kết quả tuyệt vời. Khi diễn giảng, tôi luôn sử dụng một cách phối hợp các công cụ nghe, nhìn. Và tôi gọi đây là phương pháp trực quan, vì nó giúp cử toạ nghe thấy, nhìn thấy và cảm nghiệm được nội dung diễn giảng. Cử toạ càng tham gia bao nhiêu thì bài diễn giảng càng có hiệu quả bấy nhiêu.

Dĩ nhiên, phương pháp sử dụng đa phương tiện truyền thông nói trên cần rất nhiều thời gian để chuẩn bị. Nhưng kết quả của nó thì rất đáng công đấy.

5. Chuẩn Bị Và Trình Bày

Bài Nói Chuyện

Những gì nằm đằng sau chúng ta và đằng trước chúng ta chỉ là những “chuyện nhỏ,” khi so sánh với những gì nằm bên trong chúng ta. (Oliver Wendell Holmes)

DANH MỤC KIỂM TRA

Một bài nói chuyện tốt cần ít nhất một tuần lễ để chuẩn bị. Tôi biết có những người chỉ chuẩn bị vào tối hôm trước. Nhưng làm vậy là không công bằng với người nghe. Một tuần phải là mức tối thiểu.

Hãy bắt đầu việc chuẩn bị của bạn bằng một danh sách các mục kiểm tra.

* THÍNH GIẢ

– Thính giả là ai?

– Bao nhiêu người?

– Họ biết gì về chủ đề này?

– Tại sao họ nên quan tâm đến chủ đề này?

* HOÀN CẢNH

– Tôi sẽ nói chuyện ở đâu?

– Trong bao nhiêu thời gian?

– Thời gian có giới hạn nghiêm ngặt không?

– Có sẵn những phương tiện hỗ trợ nào?

* MỤC TIÊU

– Đâu là mục đích của bài nói chuyện của tôi?

– Tôi muốn thính giả làm gì sau khi nghe tôi nói chuyện?

* DỮ LIỆU

– Tôi hiểu biết thế nào về chủ đề?

– Tôi có những kinh nghiệm liên quan nào?

– Tôi phải nghiên cứu những gì?

– Tôi sẽ dùng những phương tiện nghe nhìn nào?

Lần nọ tôi được mời nói chuyện với một nhóm cảnh sát. Đề tài là “Hình Anh Của Cảnh Sát Và Những Việc Cần Làm Để Cải Thiện Hình Anh Ay.”

Thật là gay go cho tôi. Tôi không phải là một nhân viên cảnh sát và tôi cũng chẳng biết nhiều về cảnh sát. Vì thế tôi phải làm một số nghiên cứu.

Tôi nhờ một số bạn hữu và người nhà mình giúp thu thập thông tin bằng các cuộc phỏng vấn ngẫu nhiên và kín đáo. Việc thu thập thông tin này nhằm giúp nhận ra hình ảnh của cảnh sát thế nào trong suy nghĩ của dân chúng và dân chúng muốn các nhân viên cảnh sát phải thế nào. Dĩ nhiên những kinh nghiệm cả tích cực lẫn tiêu cực đều được thu thập.

Tôi cũng tiến hành việc nghiên cứu của riêng mình. Tôi đọc bất cứ bài vở nào viết về cảnh sát, kể cả cẩm nang của cảnh sát. Tôi cũng phỏng vấn một nhân viên cảnh sát.

Tất cả các dữ liệu được tập trung lại và phân loại. Tôi làm hai bảng. Một bảng liệt kê những gì người ta nghĩ về cảnh sát. Bảng kia gồm những gì mà người ta trông đợi nơi cảnh sát. Các dữ liệu được thu thập theo cách này làm cho bài nói chuyện của tôi đầy tính thực tiễn.

XẾP ĐẶT BÀI NÓI CHUYỆN CỦA BẠN

* MỞ ĐẦU BÀI NÓI CHUYỆN

Bạn cân nhắc để chọn câu nói đầu tiên của mình. Hãy nói sao cho thính giả phải chồm dậy và chú ý lắng nghe. Hãy nhập đề một cách đầy sáng tạo, chẳng hạn, bằng một câu chuyện hay một lời nói nào đó.

Có nhiều cách để bạn bắt đầu bài nói chuyện và lôi cuốn được sự chú ý của người nghe. Bạn phải làm được điều này trong 30 giây đầu tiên, rồi nội trong 3 câu bạn phải đi thẳng vào đề tài.

Hãy có một bố cục rõ ràng và nêu nó ra cho mọi người biết để họ có thể theo dõi câu chuyện của bạn. Bố cục rõ ràng cũng giúp người ta nắm được ý chính của bạn tốt hơn. Bài nói chuyện có thể được bắt đầu bằng một đoạn video hay PowerPoint ngắn. Nó phải tạo ra được bầu khí cần thiết và lôi kéo được sự chú ý đối với đề tài.

Nếu bắt đầu bằng một hoạt cảnh, bạn đừng làm lộ đề tài ngay từ đầu. Đề tài chỉ nên được công bố sau khi hoạt cảnh ấy bắt đầu.

Bạn có thể bắt đầu bài nói chuyện của mình bằng cách quát lên “Đồ khốn kiếp!” – rồi bạn giải thích rằng trong một cơn nóng giận, bạn đã có lần quát như thế với một đồng nghiệp. Rồi bạn giới thiệu đề tài: “Làm Sao Để Không Mất Bình Tĩnh.”

Một số diễn giả hơi quá lạm dụng sự diễn xuất để thu hút sự chú ý của người nghe. Bạn không nên đi quá đà trong chuyện này.

Sau đây là một số ví dụ khác về việc mở đầu bài nói chuyện cách kịch tính.

VỀ MA TUÝ …

Thưa quí vị, nội trong tháng Giêng năm nay, 50 chiếc quan tài đã được giao cho Toà Thị Chính. Trong tháng Sáu, 70 chiếc quan tài khác đã được mang tới. Đây là những quan tài được dùng để chôn những tử thi gầy guộc của các cậu trai và các cô gái ở độ tuổi từ 18 đến 21. Tất cả họ đều đã chết vì dùng quá liều ma tuý.

Tới cuối năm nay, thêm 100 chiếc quan tài nữa sẽ được bổ sung vào danh sách. Con số này tăng lên 60 so với năm ngoái. Vấn đề như hoàn toàn bỏ ngỏ. Và chúng ta chưa nhắc đến những con người sống mà như đã chết: 150.000 người nghiện ma tuý đang đi lại trên các đường phố của cái thành phố vốn từng rất yên bình này.

“Tại sao điều đó xảy ra?” và “Ta có thể làm gì trước tình hình này?” – đấy hẳn là những dấu hỏi mà quí vị băn khoăn. Cho phép tôi chia sẻ với quí vị 3 nguyên nhân chính của vấn đề ma tuý và 2 giải pháp khả dĩ…

VỀ MÔI TRƯỜNG VÀ SINH THÁI …

Thưa quí vị, trong chiếc ly này là nước lấy từ Sông Pasig. Nước này đã được xét nghiệm và được kết luận là không thể uống được. Ở Philippines này có 57 con sông lớn, nhưng không một con sông nào trong số đó có thể cho bạn một ngụm nước để uống một cách an toàn được. (Đưa cao ly nước sông lên, vì hình ảnh này sẽ tạo một ấn tượng sâu đậm!)

VỀ TÌNH TRẠNG NGHÈO ĐÓI …

Mỗi ngày, trên khắp thế giới, 35.000 trẻ em chết vì đói, vì bệnh và vì suy dinh dưỡng. Và mỗi ngày, thế giới tiêu 2 tỉ đô la cho vũ khí chiến tranh…

Bạn cũng có thể làm cho phần mở đầu của mình thâm trầm sâu sắc, chẳng hạn:

NGỤ NGÔN VỀ CÂY XOÀI …

Đã bắt đầu có mưa đầu mùa; và người ta thấy một ông lão cặm cụi đào những hố trong vườn ông.

“Ông cụ làm gì vậy?” Người hàng xóm hỏi.

“Tôi trồng xoài.” Ông lão trả lời.

“Ông hy vọng sẽ được ăn quả của những cây này à?”

“Không. Tôi sẽ không sống lâu đến vậy đâu. Nhưng những người khác sẽ được ăn. Tôi nghĩ cả đời mình đã ăn xoài do những người khác trồng. Và đây là cách để tôi tỏ lòng biết ơn.”

Hôm nay các bạn đã trồng cây xoài nào chưa?

* KẾT THÚC BÀI NÓI CHUYỆN

Việc kết thúc một bài nói chuyện cũng quan trọng như việc bắt đầu nó vậy. Nếu phần bắt đầu đã thu hút được sự chú ý của thính giả, thì phần kết thúc sẽ thúc đẩy họ quyết định và hành động.

Người ta thường nhớ những đoạn kết. Bạn có thể kết thúc bằng nhiều cách khác nhau. Hoặc bạn tóm tắt các điểm chính; người nghe sẽ ghi nhớ khi bạn nhấn mạnh các ý chính của bạn. Ở phần này, bạn hãy nói thấp giọng một chút để người nghe phải chồm tới mà lắng nghe mấy câu đúc kết ấy.

Hoặc bạn có thể kết thúc bằng một câu chuyện ngắn, một bài thơ hay một đoạn phim. Hãy kết thúc sao cho thính giả cảm thấy muốn nghe thêm và xem thêm nữa.

Bạn cần lập trình trước phần kết thúc của mình. Đừng kết thúc kiểu “Thưa quí vị, đó là tất cả những gì tôi muốn nói về đề tài này. Vì vậy, bây giờ tôi xin ngừng.” Bạn ngừng, dĩ nhiên – nhưng đừng nói về việc ngừng. Đừng kéo lê bài nói chuyện thêm hơn một phút sau khi đã nói “Tóm lại, …” đấy nhé. Bạn phải biết trấn áp mọi cám dỗ kéo lê bài nói chuyện, dù nảy ra những ý tưởng hay ho gì chăng nữa. Nhất là bạn phải để ý nhìn đồng hồ. Đừng vượt quá thời lượng cho phép. Kết thúc sớm một phút thì vẫn tốt hơn là trễ một phút.

BUỔI TỐI TRƯỚC HÔM NÓI CHUYỆN

Bạn đã bỏ ra cả một tuần để chuẩn bị cho bài nói chuyện của mình. Giờ đây, bạn rà soát lại những điểm sau:

– Tôi đã nắm đầy đủ thông tin về thính giả của mình chưa?

– Các mục tiêu của tôi có rõ ràng chưa?

– Tôi đã thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết chưa?

– Những nội dung nghe nhìn đã sẵn sàng chưa?

– Tôi đã chuẩn bị xong phần giới thiệu chưa?

– Tôi đã xác lập những điểm chính chưa? Có vượt quá 4 điểm không?

– Tôi đã có phần kết thúc chưa?

Bạn xem qua toàn bộ danh mục một lần nữa. Sau khi đã kiểm tra đâu đó xong xuôi, bạn chuẩn bị y phục, giày và ‘cặp táp’ cho ngày mai.

Bây giờ bạn thư giãn – xem TV hay đọc vài trang tiểu thuyết. Hãy quên bài nói chuyện đi, ngay cả dù bạn nghĩ mình chưa hoàn toàn sẵn sàng. Có thể bạn cảm thấy một chút căng thẳng. Những diễn giả cự phách nhất cũng cảm thấy như vậy thôi. Bạn đừng hoang mang.

Rồi bạn đi ngủ sớm để có một giấc ngủ ngon.

TRƯỚC KHI NÓI CHUYỆN

Tốt nhất là bạn đến sớm trước giờ nói chuyện. Bạn sẽ có thì giờ để quan sát nơi chốn – bục, micrô, … và sự xếp đặt của hội trường. Một số hội trường có nhiều cột; nếu vậy thì tốt hơn bạn nên dùng loại micrô gắn ve áo, hoặc micrô có dây dài. Một micrô có chân sẽ bất tiện đấy. Thật quan trọng việc bạn và thính giả có thể nhìn thấy nhau rõ ràng.

Việc đến sớm cũng giúp bạn có những điều chỉnh cần thiết vào phút cuối, nếu cần. Bạn có cơ hội để đánh giá thính giả và gặp những người có thể cung cấp cho bạn thêm thông tin về thính giả.

Đến sớm, bạn cũng có thì giờ để ôn lại những điểm chính trong phiếu ghi ‘nốt’ của mình. Còn nếu bạn đến trễ thì sẽ có những hệ quả ngược lại – và có khi làm hỏng cả bài nói chuyện của bạn đấy.

Diễn thuyết là một hành động truyền thông sâu sắc. Dành vài phút thinh lặng suy ngẫm hay cầu nguyện, bạn sẽ thấy mình ở trong tư thế sẵn sàng nhất.

Do căng thẳng, đôi khi người ta thở dồn dập trước khi nói chuyện. Điều này có thể làm gia tăng đáng kể lượng ôxy và làm giảm lượng điôxít cacbon trong phổi. Nghĩa là máu của bạn phóng thích ít ôxy hơn. Cần có đủ điôxít cacbon để ôxy có thể được phóng thích từ máu và điều hoà dòng năng lượng. Dành ít phút hít thở sâu, bạn sẽ lập lại sự ‘cân bằng’ của ôxy và điôxít cacbon trong phổi. Trong thực tế, khi bạn ‘tĩnh nguyện,’ bạn có thể thở đều đều từ bụng và như vậy bạn đã giúp cân bằng lượng ôxy và điôxít cacbon rồi.

Đến sớm, bạn cũng có thì giờ để gặp người dẫn chương trình và dàn xếp một cuộc giới thiệu vắn gọn. Một số MC thích ‘nói linh tinh’, vì thế tốt hơn chính bạn nên viết nội dung giới thiệu ra giấy và trao cho MC. Làm thế, bạn giữ cho phần giới thiệu được ngắn gọn và phù hợp. Đôi khi tôi thêm chút thông tin dí dỏm sau phần giới thiệu ngắn gọn chính thức. Điều đó giúp cho thính giả được thư giãn và đồng thời cũng giúp tạo một bầu khí gần gũi hơn.

ỨNG XỬ TRÊN KHÁN ĐÀI

Khi bạn đã vào chỗ của mình trên khán đài, trước khi giới thiệu, bạn hướng mắt nhìn thính giả. Hãy nhìn họ, đừng nhìn vào sổ tay của bạn, cũng đừng nhìn sàn nhà, tường nhà hay trần nhà. Đừng trông có vẻ mệt mỏi, chán chường. Mọi người đang nhìn bạn đấy. Cũng đừng lộ vẻ quá trịnh trọng. Không phải người ta đến đây để cho bạn ‘nhát ma’ họ đâu. Khi bạn được MC giới thiệu, hãy đĩnh đạc bước tới phía trước khán đài. Đừng đi kiểu ‘yếu xìu’ hay đi ‘lạch bạch’ như vịt xiêm.

Bạn giữ thinh lặng một chút trước khi bắt đầu vào bài nói chuyện. Điều này sẽ làm cho thính giả ổn định và bắt đầu chú ý. Hãy tránh mọi kiểu thưa chào khách sáo như “Tôi xin chân thành cám ơn các nhà tổ chức đáng kính đã cho tôi cơ hội được hân hạnh nói chuyện với cử toạ tuyệt vời này.” Người ta sẽ thấy một cái gì thiếu tự nhiên trong lời ấy của bạn.

Một số diễn giả bắt đầu bằng một lời xin lỗi như “Xin thứ lỗi cho tôi nếu tôi nói điều gì không đúng. Vì tôi không phải là nhà diễn thuyết chuyên nghiệp.” Tại nhiều nước Á Châu, bắt đầu bằng một lời xin lỗi là dấu hiệu của khiêm nhường. Tuy nhiên, tôi không khuyến khích bạn bắt đầu cách tiêu cực như thế.

Hãy xin lỗi chỉ khi bạn có lỗi, như nói “Good morning” khi lẽ ra phải nói là “Good evening.” Nếu bạn đến trễ, bạn phải xin lỗi.

Điều quan trọng là bạn vào bài nói chuyện ngay lập tức. Hãy bắt đầu với một phần mở đầu độc đáo, có duyên.

DIỄN ĐÀN MỞ

Đôi khi, sau một bài nói chuyện, có một diễn đàn mở – tức thời gian dành cho thính giả đặt câu hỏi. Diễn đàn mở cho bạn cơ hội để nhắc lại thông điệp của mình.

Tuy nhiên, một diễn đàn mở có thể làm thính giả mệt mỏi nếu nó không được tổ chức tốt. Không nên kéo dài diễn đàn mở quá 10 phút. Nói chung, bạn nên trả lời khoảng chừng 5 câu hỏi khác nhau là đủ.

Cần nhớ là không phải ai cũng thích hỏi, trong khi mọi người đều bị buộc phải nghe câu trả lời. Tốt nhất là bạn thảo luận với người dẫn chương trình trước khi nói chuyện. Hãy yêu cầu người MC không chỉ giới hạn số câu hỏi mà còn liệu sao để tránh lặp lại các câu hỏi nữa. Một MC tốt sẽ có khả năng lo liệu việc này.

Khi có người đặt câu hỏi, bạn hãy lắng nghe cẩn thận. Phải kiên nhẫn để nghe cho hết câu hỏi. Đôi khi có hai hay thậm chí hơn hai câu hỏi chứa trong chỉ ‘một’ câu hỏi đấy!

Các câu trả lời của bạn phải ngắn gọn và đúng trọng tâm. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy thành thật nói rằng mình không biết. Một số diễn giả chu đáo đến nỗi dù không trả lời được lúc ấy, họ vẫn sẵn lòng tìm hiểu thêm và gửi thư trả lời về sau.

6. Các Trường Hợp Đặc Biệt

Ý nghĩa ở nơi người ta, không ở nơi thông điệp. Truyền thông thực sự xảy ra nơi thông điệp mà người ta nhận, chứ không phải nơi thông điệp mà ta muốn trao.

BÀI NÓI CHUYỆN ỨNG KHẨU

Hãy tưởng tượng bạn đang có mặt tại một sự kiện nào đó, chẳng hạn, một buổi mừng sinh nhật, một tiệc cưới, một lễ tốt nghiệp, hay một tiệc chia tay.

Lấy ví dụ một tiệc chia tay: Một bữa tiệc được tổ chức để chia tay ông trưởng phòng của bạn, Tiến Sĩ Max Menon. Bữa tiệc đang diễn ra, và bạn đang vừa lắng nghe các bài phát biểu vừa suy nghĩ lan man những chuyện gì đó khác. Thình lình, tên của bạn được người dẫn chương trình gọi. Người ấy nói: “Và bây giờ, kính thưa quí vị, tôi tin rằng quí vị muốn nghe cảm tưởng của ông …” (tức là bạn đó!)

Chuyện gì vậy? Bạn sẽ làm chi đây? Làm sao để đáp ứng tình hình cấp bách này khi mà:

– bạn hơi hoảng vì bạn không chờ đợi điều này?

– bạn chẳng biết nói gì?

– trái tim bạn đang đánh trống trong ngực, cổ họng bạn khô rốc và trí óc thì trống rỗng?

– bạn thấy chóng mặt, hai bàn tay bạn lạnh ngắt, còn hai gối thì như muốn khuỵu xuống?

Bạn có thể cảm thấy hoặc tất cả hoặc một số trong các triệu chứng trên.

Chúng ta hãy xem thử những điều gì bạn không nên làm trong tình huống này:

– Đừng bổ nhào khỏi ghế ngồi hay chạy biến khỏi phòng.

– Đừng cãi với người dẫn chương trình và bai bải từ chối bước ra sân khấu.

– Đừng đưa hai tay che mặt và rên rỉ.

– Đừng lê bước một cách miễn cưỡng ra sân khấu.

– Khi đã ra sân khấu, đừng nhìn chằm chằm vào người dẫn chương trình, đừng trề môi hay thè lưỡi với cử toạ, đừng nhìn lên trần nhà, và đừng cứ xoay xoay mãi cái dây micrô trong tay.

– Đừng xin lỗi khán giả vì mình bị bất ngờ, không chuẩn bị trước. Đó là điều ai cũng thừa biết rồi mà.

– Đừng bắt đầu với “À, à… / Ờ, ờ… / Hmm…

Vậy thì bạn nên làm gì?

Nếu bạn cảm thấy căng thẳng, chóng mặt… – đừng quá lo. Đó là điều rất bình thường thôi. Hãy tự trấn tỉnh mình, cứ ngồi yên trong một chốc lát. Rồi một cách chậm rãi, và kín đáo, bạn kiểm soát hơi thở của mình. Hãy thở ra, nín hơi, rồi hít vào. Điều này sẽ giúp đưa ôxy vào, làm bạn tỉnh táo và có thể suy nghĩ nhanh nhạy. Vâng, bạn phải suy nghĩ thật nhanh, dù muốn hay không. Người ta gọi đây là “vừa đi vừa nghĩ” đấy!

Bạn mỉm cười thật tươi, bước ra khỏi ghế ngồi và khoan thai bước về phía sân khấu. Đây là những bước chân thuộc loại cam go nhất đời đấy. Không sao, bạn cứ bình tĩnh. Vừa bước đi bạn vừa tự hỏi những câu hỏi này: Mình đang ở đâu đây? Tại sao mình đang ở đây? Người ta đang chờ nghe mình nói gì? Mình sẽ nói thế nào đây?

Đừng quên rằng bạn không phải làm một bài nói chuyện ở đây. Người ta không đòi bạn điều đó đâu. Bạn bước lên đó chỉ để nói vài lời ứng khẩu thôi. Mọi người đều biết bạn được mời cách bất ngờ, nên họ thông cảm và sẵn sàng bỏ qua cho sự lúng túng của bạn. Hơn nữa, họ đang thấy nhẹ nhõm vì họ không bị lôi lên sân khấu như bạn. Nhưng người ta sẽ không tha thứ cho bạn nếu bạn làm một bài ‘diễn văn’ dài lê thê ở đây. Không ai thích nghe phát biểu dông dài, nhất là tại các bữa tiệc. Vì thế, qui tắc là: Bạn hãy nói trong khoảng 2 phút thôi nhé.

Việc đầu tiên bạn nên làm trên sân khấu là hướng về vị khách danh dự, mỉm cười và gật đầu chào. Bạn cũng mỉm cười nhìn về phía cử toạ. Bạn thấy gì vậy? Bạn thấy mọi người cũng đang mỉm cười nhìn bạn. Một vài người bạn của bạn có thể đang nhìn xuống đất, nhưng chắc chắn là họ đang mong điều tốt đẹp nhất cho bạn. Họ không muốn bạn bị ‘bể dĩa’ chút nào.

Bạn hãy bắt đầu cách chậm rãi, nhưng ngay lập tức, và không rào đón dông dài. Đừng bắt đầu bằng cách nói rằng bạn muốn cám ơn MC vì cơ hội này. Vì sự thật là bạn không muốn điều này cơ mà. Sự thật là bạn ước giá chi quỉ tha ma bắt cái anh chàng MC ấy đi vì anh ta ‘chơi ác’ mình cơ mà. Đừng bắt đầu bằng việc thưa chào các khách quí hay trịnh trọng chào cử toạ. Tất cả những điều đó đã được làm trong các bài phát biểu chính thức rồi. Vậy, bạn có thể nói, chẳng hạn:

——————————————

“Thưa Tiến Sĩ Max, tôi có những cảm xúc lẫn lộn trước việc ông ra đi. Ông đã làm việc với chúng tôi 10 năm rồi. Đối với tôi, đó là những năm tuyệt vời. Nhưng tối nay, tôi không thấy vui lắm khi nghĩ sắp phải xa ông. Ông đi rồi thì ai sẽ thúc giục tôi hoàn thành kế hoạch bán hàng? Tôi tự hỏi không biết người sếp mới có luôn mở toang cửa để mình có thể vào uống cà phê và trò chuyện không. Ai sẽ tổ chức những chuyến đi chơi có leo núi đá? Rồi những buổi học bồi dưỡng ban tối nữa, và những giờ liên hoan hằng tuần?

Tôi biết ông sẽ nói “Đừng lo, một người tốt hơn sẽ đảm nhiệm.” Ông luôn luôn lạc quan như thế. Vâng, tối nay chắc hẳn cũng là một dịp vui. Tôi rất vui vì năng lực của ông cuối cùng đã được nhìn nhận. Ông chuyển đến Bộ Thương Mại để đảm nhận chức giám đốc điều hành, đó là một sự thăng tiến thực sự. Điều này có nghĩa là đất nước sẽ có được cái mà chúng tôi bị mất. Thưa Tiến Sĩ Max, xin cám ơn ông và chúc ông thành công trong vai trò mới.”

—————————————

Bây giờ, bạn nhanh chóng rời sân khấu và trở về chỗ ngồi của bạn.

Như vậy, bạn đã trả lời cách tốt đẹp cho những câu hỏi: Ở đâu? Tại sao? Ai? Thế nào? Bạn đang ở tại một tiệc chia tay; bạn ở đây để nói lời chia tay; và lời chia tay ấy được nói với người trưởng phòng sắp thuyên chuyển; và bạn đã chọn cách nói lời chia tay một cách thân tình. Thế đó.

Khi bạn phải nói về ai đó một cách công khai, hãy luôn luôn nói nhân danh chính mình mà thôi (nghĩa là xưng “tôi”). Bạn đừng nói “Chúng tôi tiếc vì mất ông” – vì rất có thể có người trong cử toạ không thấy tiếc như vậy. Đừng nhân danh hết mọi người, trừ phi bạn hoàn toàn nắm chắc rằng một cảm nghĩ nào đó là phổ quát. Hãy luôn luôn nói nhân danh chính mình mà thôi.

Bài nói chuyện ứng khẩu không phải là điều duy nhất bạn có thể được yêu cầu làm cách đột xuất. Đôi khi bạn cũng được người ta mời bước lên hát một bài nữa đó. Vì thế, hãy luôn luôn ‘thủ sẵn’ một bài hát nào đó (ngay cả dù đó là bài hát duy nhất mà bạn biết.) Tại những bữa tiệc chia tay, việc hát một bài thích hợp có thể có ý nghĩa nhiều hơn là một bài nói chuyện đầy ắp những từ sáo rỗng tẻ nhạt.

Luôn luôn nhớ rằng khi phải nói ứng khẩu thì chúng ta phải luôn luôn nói ngắn gọn.

TRẢ LỜI PHỎNG VẤN ĐỘT XUẤT

Phỏng vấn đột xuất là cuộc phỏng vấn xảy ra khi bạn không hề chờ đợi nó. Một nơi nào đó, một lúc nào đó, bỗng bạn nghe tiếng gõ cửa – và khi mở cửa, bạn thấy một micrô hay một ống kính camera đang chĩa vào mình.

Trong thế giới truyền thông hôm nay, rất nhiều tay săn tin làm việc ngày đêm – và những vụ ‘phỏng vấn đột xuất’ đã trở thành ngày càng phổ biến. Bạn đừng nghĩ rằng sẽ không có ai đến gặp mình. Qui luật của Murphy phát biểu điều ngược lại đấy: Nếu bạn là người tạo ra cái gì đó, thì bạn sẽ là ứng viên để nhiều kẻ tìm gặp. Những người săn tin xuất hiện khi họ ‘đánh hơi’ thấy một câu chuyện. Và câu chuyện sẽ càng hấp dẫn nếu có dính líu tới một xì căng đan. Xì căng đan sex hay bạo lực thì những tay săn tin càng thích!

Khi bạn bị ‘phục kích’ bởi một phóng viên (báo chí, radio, truyền hình), thì có một số điều bạn nên làm và một số điều không nên làm.

– Luôn luôn lịch sự nhưng thẳng thắn với người phỏng vấn. Bạn có quyền yêu cầu người ấy xuất trình giấy tờ chứng thực rằng anh ta / cô ta thuộc cơ quan hay tổ chức nào đó. Nếu bạn nghi ngờ, hãy gọi cho cơ quan của người ấy. Ngày nay có quá nhiều phóng viên ‘ma’ trôi nổi lùng sục các tin sốt dẻo.

– Nếu đó là một phóng viên nhật báo, bạn có thể hẹn một lúc khác để trả lời phỏng vấn, nếu lúc này bạn không rảnh. Bạn cũng có quyền đặt một số câu hỏi trước. Đừng nhát sợ các phóng viên. Bạn cũng có thể yêu cầu người phóng viên đọc lại cho bạn nghe các câu trả lời của mình, để bảo đảm rằng chúng được ghi chính xác. Nên nhớ rằng việc ‘cắt ghép’ lời nói của người ta đang ngày càng thịnh hành trong thế giới truyền thông hôm nay đó.

– Hãy trả lời các câu hỏi cách chậm rãi và rõ ràng. Nếu cần, bạn yêu cầu lặp lại câu hỏi. Điều này cũng giúp bạn có thời giờ để suy nghĩ.

– Hãy nói sự thật. Nếu bạn không biết câu trả lời, cứ nói rằng mình không biết. Và hãy sẵn sàng chỉ cho phóng viên biết ai có thể trả lời cho những câu hỏi chuyên biệt nào đó của anh ta.

– Hãy giữ một phong thái thoải mái. Nếu người ta quay phim, bạn hãy mỉm cười và biểu lộ sự nồng nhiệt.

– Hãy luôn luôn cập nhật kiến thức chuyên môn của bạn. Người đọc, người nghe hay người xem phải cảm nhận được năng lực và sự tự tin của bạn.

– Nếu gặp một câu hỏi không sáng sủa, hãy yêu cầu phóng viên lặp lại.

– Đừng nói quá lớn tiếng trong một phỏng vấn radio hay truyền hình. Nếu cuộc phỏng vấn được quay phim, bạn hãy cất kính râm đi và tháo gỡ những đồ trang sức rườm rà.

– Câu trả lời của bạn phải ngắn gọn và hướng thẳng vào câu hỏi. Không nên có quá nhiều chỗ dừng. Hãy nhớ rằng thính giả sốt ruột nghe bạn nói, và nếu lời nói của bạn không rõ ràng và mạch lạc, họ sẽ chán bạn.

– Đừng cung cấp những thông tin mà bạn không được hỏi.

– Nếu bạn bị tấn công hay chỉ trích vì người ta cho là bạn đã xao lãng không làm những bổn phận nào đó, hãy nhìn nhận khuyết điểm của mình nhưng cũng hãy nêu rõ những việc tốt mà bạn đã làm bấy lâu nay. Luôn luôn kết thúc bằng việc chia sẻ thông tin về những dự tính của bạn trong tương lai hay những gì bạn sắp làm đối với vấn đề. Các câu trả lời của bạn phải rõ rệt. Đừng nói “Chúng tôi sẽ xem xét vấn đề.” Nói như vậy rất lờ mờ. Bạn phải nêu rõ các thời điểm.

– Trong trường hợp phỏng vấn truyền hình, bạn đừng nhìn chòng chọc vào ống kính. Cũng đừng làm dáng. Bạn cứ tự nhiên. Hãy tưởng tượng bạn đang nói chuyện trực tiếp trước mặt một người bạn. Đừng bận tâm với micrô và camera. Hãy ý thức các cử điệu của thân thể bạn. Đừng lúc lắc người từ bên này qua bên kia hay tỏ ra những dấu hiệu bất an.

– Đừng nói quá gần micrô. Cũng đừng cầm micrô. Bạn cứ để cho phóng viên giữ micrô.

– Hãy nói từ suy nghĩ riêng của mình và hãy nói nhân danh chính mình (= xưng ‘tôi’).

– Nếu bạn có một nụ cười tươi tắn, hãy vận dụng nó. Nếu bạn muốn cười ồ, cứ việc. Không ai muốn nhìn bạn trên TV với khuôn mặt căng thẳng hay nhăn nhó từ đầu đến cuối. Nhớ rằng truyền hình ‘ác’ ở chỗ nó ghi hết mọi sắc thái biểu cảm của bạn ngay cả dù bạn không nhận ra điều đó.

– Đừng tranh cãi với một phóng viên hay đóng sầm cửa lại trước mặt anh / cô ta. Một vài phóng viên có thể không chuyên nghiệp và thậm chí ‘ba trợn’. Bạn phải giữ bình tĩnh. Hãy để cho khán giả phán xét – khán giả thường là những thẩm phán không sai lầm về tính cách con người.

– Hãy tránh những cụm từ như “miễn bình luận,” “không ý kiến,” “vân vân và vân vân”…

– Nếu ở cơ quan của bạn có được một chuyên viên PR (quan hệ công chúng) được huấn luyện kỹ thì rất tốt. Có một chuyên viên như thế thì giới truyền thông sẽ không thể phỏng vấn lung tung mọi người. Cần nhắc các nhân sự khác trong cơ quan mình không tự tiện trả lời các nhà báo, thay vào đó nên giới thiệu nhà báo đến gặp phát ngôn viên chính thức của cơ quan. Đây là biện pháp an toàn, chứ không phải là nhằm che giấu thông tin.

– Bạn hãy sẵn sàng để trả lời những câu hỏi nhạy cảm và thậm chí có tính riêng tư. Thật vậy, cần phải dự liệu điều này, vì những tay săn tin thường tập dượt kịch bản trước, và sẽ thường gài bạn nếu bạn mất cảnh giác. Bạn hãy đáp lại bằng cách nói sự thật đúng mức.

– Ghi nhớ rằng không gì có thể thay thế cho sự thật, dù sự thật đôi khi nhức nhói.

7. Sử Dụng

Các Phương Tiện Nghe Nhìn

Trăm nghe không bằng một thấy. (Ngạn ngữ Nga)

Nói chung, hình thức yếu nhất của truyền thông là chỉ sử dụng tiếng nói suông. Nếu bài nói chuyện của bạn được khuyếch đại bởi một micrô hay được hỗ trợ bởi các phương tiện nghe nhìn khác, nó có thể lôi cuốn thêm sự chú ý rất nhiều và ‘nắm’ được thính giả. Thật vậy, người ta nói rằng nếu bạn vừa nói vừa cho xem, cử toạ của bạn sẽ học được gấp đôi.

NGHE – MICRÔ

Micrô là một thiết bị tuyệt vời để khuyếch đại và ngay cả để điều chỉnh tiếng nói của bạn. Tuy nhiên, để sử dụng micrô cách hiệu quả, cần lưu ý một số điều.

* NHỮNG ĐIỀU NÊN LÀM VÀ

NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN LÀM

– Đừng thử micrô trước mặt thính giả. Tôi thấy nhiều diễn giả thổi phù phù vào micrô, gõ gõ đầu micrô, búng ngón tay lách tách và thậm chí phát ra những âm ‘cục cục’. Có người thì bắt đầu bằng cách nói “1… 2… 3… 4 … 5… thử máy.” Đây là điều tối kỵ cho một diễn giả. Mọi sự kiểm tra micrô phải được làm trước khi thính giả đến. Hơn nữa, việc thổi vào micrô hay gõ đầu nó có thể làm hỏng sự liên kết tinh thể rất mỏng mảnh bên trong micrô.

– Nếu bạn nhận micrô từ tay của người dẫn chương trình, thì micrô chắc hẳn đang ở chế độ mở, tuy nhiên, bạn cũng cần liếc nhìn để kiểm tra cho chắc. Rồi bạn bắt đầu nói vào micrô và để ý nghe âm vọng của nó. Nếu bạn không nghe thấy âm vọng, thì micrô đang ở chế độ tắt. Nếu bạn không chắc, hãy hỏi thính giả xem họ có nghe rõ hay không. Điều này cho thấy bạn rất quan tâm đến thính giả.

– Đừng giữ micrô quá gần miệng. Làm thế, tiếng của bạn sẽ bị nghẹt và sẽ có những âm ‘phù phù’ khiến thính giả khó chịu. Cách chung, nên giữ micrô ở khoảng cách 15 cm và chếch một góc 45 độ.

– Thính giả phải luôn luôn có thể nhìn thấy miệng của bạn. Đừng ép micrô sát vào ngực, cũng không để dưới môi và ấn vào cằm. Một số người thậm chí vung micrô như hiệp sĩ vung gươm. Bạn hãy luôn luôn nói vào micrô, đừng bao giờ bỏ micrô mà nói ‘chay’.

– Đừng cầm micrô bằng cả hai tay. Điều này chỉ đôi khi được làm bởi các ca sĩ nhạc pop.

– Đừng múa micrô từ bên này sang bên kia. Hãy giữ chặt nó trong một tay. Tay kia giữ lấy dây của micrô – nhưng bạn đừng bao giờ đùa nghịch với dây micrô, nếu không muốn làm thính giả mất tập trung.

– Nếu bạn muốn nói thì thầm một điều gì đó, hãy đưa micrô vào sát gần miệng hơn; rồi nếu bạn muốn cất cao giọng lên, hãy kéo micrô ra xa hơn.

– Nếu bạn gặp một micrô có chân, hãy thử gỡ micrô ra khỏi chân đế của nó. Một micrô gắn chặt vào chân sẽ giới hạn không gian của bạn rất nhiều – nhất là khi bạn đứng sau một chiếc bục.

– Điều rất quan trọng phải lưu ý là khi sử dụng một micrô có chân đế, bạn phải bảo đảm rằng nó ở cách miệng bạn 15 cm, với một góc 45 độ. Nhiều khi tôi thấy có diễn giả phải rụt vai xuống hay gập đầu gối lại để đưa miệng đến vừa tầm với chiếc micrô. Nhiều người khác, dáng thấp bé, phải rướn lên đứng trên mũi giày, mới có thể với tới tầm chiếc micrô. Bạn hãy dành thì giờ để điều chỉnh trước, sao cho micrô vừa tầm của bạn. Và nhớ rằng đó cũng là bổn phận của bạn đấy.

BĂNG CÁT-XÉT, ĐĨA CD

Những công cụ này có thể được sử dụng để hỗ trợ cho bài nói chuyện của bạn, khi bạn muốn giới thiệu một clip tiếng nói, một mẩu quảng cáo hay một bài hát… Qui tắc là: phải liệu sao cho ngắn.

NHỮNG PHƯƠNG TIỆN NGHE NHÌN

Các phương tiện nghe nhìn làm cho một bài nói chuyện đạt hiệu quả hơn. Chúng phụ giúp cho lời nói. Có rất nhiều loại phương tiện nghe nhìn mà những người nói trước công chúng ngày nay có thể sử dụng. Việc chọn phương tiện nào tuỳ thuộc vào qui mô và loại thính giả.

Đối với những cử toạ nhỏ (từ 15 tới 30 người), thì bảng viết, bộ tranh minh hoạ, đèn chiếu, biểu đồ, posters, máy chiếu LCD, các video clip ngắn … có thể được sử dụng. Hiện nay, việc trình bày bằng PowerPoint ngày càng trở nên phổ biến hơn. Kỹ thuật đa năng này, sử dụng một máy chiếu LCD nối với một máy tính xách tay, có thể là công cụ đắc lực nhất cho một người nói trước công chúng. Máy chiếu LCD cũng có thể được nối với một đầu video hay một camera.

Đối với những cử toạ đông đảo, nên dùng một màn hình cực lớn để trình bày bằng PowerPoint hay chiếu phim.

Bạn luôn luôn phải liệu sao để việc trình bày bằng các phương tiện nghe nhìn diễn ra ngắn thôi. Và phải biết dùng đúng lúc thích hợp nhất.

Điều quan trọng là đừng quá lạm dụng nó. Chẳng hạn, với 30 phút của bài nói chuyện thì bạn không nên dùng các phương tiện hỗ trợ nói trên quá 10 phút.

Cũng đừng bao giờ để cho các phương tiện nghe nhìn ấy lấn át bài nói chuyện của bạn. Thính giả đến để nghe bạn nói chứ không phải để xem video.

Đối với những cử toạ không đông đảo lắm, tôi thường dùng tối đa là 3 loại phương tiện hỗ trợ trong một bài nói chuyện – bảng viết, máy chiếu và VCR-TV. Việc dùng các phương tiện truyền thông đa năng là một phương pháp trực quan. Nó cho phép thính giả nghe, thấy và cảm xúc. Bạn càng kích thích được nhiều cảm quan, bài nói chuyện của bạn càng đạt hiệu quả.

Ngày nay bạn có thể dùng công nghệ tiên tiến để trình bày các chương trình PowerPoint. Bạn có thể thay thế bảng, biểu, màn hình TV… với chỉ một máy chiếu LCD nối vào máy tính của bạn.

Tuy nhiên, công nghệ mới này chưa phổ biến rộng tại những nước đang phát triển. Nó vẫn còn khá giới hạn trong các đô thị. Bảng viết (trắng hay đen), posters, biểu đồ… vẫn còn được dùng rộng rãi ở nhiều nơi.

Nhưng nói cho cùng, tất cả những công cụ nói trên không thay thế được cho chính người nói chuyện.

HƯỚNG DẪN CÁCH DÙNG

CÁC PHƯƠNG TIỆN NGHE NHÌN

* BẢNG VIẾT

Tôi thích bảng đen hơn bảng trắng, vì lý do thân thiện với môi trường. Bảng trắng đòi phải có những bút ‘marker’ vốn dùng hoá chất và không tốt cho môi trường. Chúng cũng đắt tiền hơn phấn. Bút ‘marker’ dễ hoá khô và nhiều khi phải vứt bỏ sớm. Thật rất khó chịu cho bạn khi cây bút bỗng dưng không ra mực hay bắt đầu kêu rít rít trên mặt bảng. Hơn nữa, bảng trắng thường sớm bị ố bởi những vết bẩn do nét mực để lại. Vì thế, có lẽ chúng chỉ tốt để làm bảng thông cáo mà thôi.

Tấm bảng đen truyền thống rất ích dụng. Phấn thì tương đối vô hại và giá lại rẻ. Một số người không thích phấn vì nó làm bẩn tay và vấy bụi trên áo quần. Tuy nhiên, so với việc làm ô nhiễm môi trường thì nó vẫn tốt hơn.

Có nhiều qui tắc để sử dụng bảng đen cách hiệu quả. Tôi sẽ nêu ra 7 điểm. Đa số những điểm này cũng được áp dụng cả cho bảng trắng nữa.

Bảy “Điều Răn” Để Dùng Bảng Viết:

– Ngoài phấn trắng, hãy dùng phấn màu nữa, ít nhất là để gạch đít hay nhấn mạnh.

– Các con chữ phải đủ lớn để những người ở hàng ghế sau cùng có thể đọc được.

– Viết rõ ràng và bằng những câu ngắn. Nói chung, hãy viết đầy đủ các từ. Chỉ dùng dạng viết tắt theo qui ước chung mà ai cũng nhận ra.

– Đừng nói với tấm bảng. Đây là một lỗi thường xảy ra cho nhiều diễn giả. Khi nói, bạn hãy nhìn người nghe.

– Đừng nói và viết cùng lúc. Cử toạ sẽ lúng túng không biết nên lắng nghe bạn nói hay là nên đọc những gì bạn viết.

– Đừng đứng ở chỗ tách đôi tấm bảng. Hãy đứng một bên khi bạn hướng chỉ bất cứ từ nào đã được viết ra. Đưa tay đến gần bảng khi bạn chỉ, ngay cả khi bạn có cầm một chiếc que.

– Khi xoá những từ đã viết trên bảng, hãy xoá sạch hoàn toàn, để mọi người không bị chia trí bởi những vết còn sót rải rác trên bảng.

Khi bạn đã có ý định dùng bảng, thì hãy dùng chứ đừng nấn ná lâu quá. Tôi từng trông thấy nhiều diễn giả cầm viên phấn lên nhưng rồi sau nhiều phút vẫn chưa thấy cái gì trên bảng cả. Họ bước lại chỗ tấm bảng như thể để viết gì đó, nhưng rồi quay lại và nói tiếp… Tôi chắc rằng thính giả sẽ thầm tự hỏi: “Khi nào thì ông ấy sẽ viết lên bảng đây nhỉ?” Như vậy thì thật là bất tiện.

* BỘ TRANH MINH HOẠ

Bộ tranh minh hoạ là một hình thức truyền thông rất gần gũi. Nó được dùng sát gần, hầu như mặt đối mặt. Bạn phải ý tứ khi sử dụng các loạt tranh minh hoạ. Tốt nhất là chỉ dùng khi số người tham dự không nhiều, tối đa là 20. Dùng bộ tranh minh hoạ cho các cử toạ đông đảo thì những người ở phía sau không thể nhìn thấy rõ.

Bộ tranh minh hoạ thường kể một câu chuyện bằng các bức tranh nối tiếp nhau, trong hình thức như xấp lịch tháng của chúng ta vậy. Chẳng hạn, Các Nguyên Nhân Sốt Rét hay Tầm Quan Trọng Của Việc Nuôi Con Bằng Sữa Mẹ… là những ‘câu chuyện’ có thể dùng bộ tranh để minh hoạ. Câu chuyện được giới thiệu bằng cả hình ảnh và bản văn. Mỗi hình không nên quá rườm rà chi tiết. Các chữ phải đủ lớn để đọc; các hình hay biểu đồ phải đủ rõ và có sử dụng màu sắc. Thường thì hình ảnh phải ưu tiên hơn bản văn. Câu chuyện được ‘kể’ bằng khoảng 7 hình ảnh lần lượt nối tiếp nhau.

Hai vấn đề thường xảy ra khi dùng các bộ tranh minh hoạ. Hoặc là số lượng tranh quá nhiều, hoặc là diễn giả dừng lại ở bức tranh nào đó quá lâu. Điều này sẽ làm cho cử toạ hoang mang. Họ tự hỏi khi nào bạn sẽ lật sang tranh kế tiếp…

* BĂNG CÁT-XÉT VÀ ĐĨA CD

Cần phải dán nhãn trên các băng và đĩa để khỏi lẫn lộn. Và cũng phòng tránh trường hợp dán nhầm nhãn, để rồi nhãn nói một đàng nội dung của băng đĩa đi một nẻo. Nếu là băng cát-xét, bạn phải cho chạy tới chỗ mình cần trước. Máy cát-xét cũng phải được kiểm tra kỹ trước. Đầu CD cũng vậy. Chất lượng đĩa CD cũng phải được kiểm tra. Có lần tôi đã không coi trước kỹ, đến khi sử dụng thì gặp phải chuyện dở khóc dở cười.

* ĐÈN CHIẾU

Một hệ thống đèn chiếu cần một đèn chiếu, những tấm phim in mang nội dung trình bày, và một màn ảnh trắng. Có người sử dụng một đèn pin điện tử để chỉ trỏ, thuyết minh – xem ra rất tiện lợi. Nhiều người cũng có một bút ‘marker’ để khi cần thì viết lên các tấm phim khi trình chiếu. Đèn chiếu rất thuận lợi cho các cuộc họp hội đồng cũng như trong các phòng lab. Nó cũng rất hữu ích trong các lớp học và các hội trường. Trong một hội nghị, bạn có thể tự làm cho mình các tấm phim trình bày tóm lược bản báo cáo của bạn, để giới thiệu cho mọi người. Làm như vậy sẽ tốt hơn là chỉ báo cáo suông bằng miệng.

Sau đây là một số điều bạn cần nhớ khi sử dụng công cụ này.

NHỮNG ĐIỀU NÊN LÀM …

– Hãy bắt đầu bằng việc cho chiếu tựa đề và một bố cục chung. Điều này cũng sẽ cho thấy rằng phần trình bày sẽ không quá dài.

– Khi bạn bắt đầu trình bày, hãy dùng một tờ giấy hay một tấm bìa cứng che tấm phim và hé mở ra lần lượt các thông tin. Điều này sẽ giúp kiểm soát tiến độ và giúp cử toạ tập trung chú ý. Hãy cẩn thận để đừng dùng quá nhiều thời gian cho chỉ một điểm nào đó.

– Hãy nhìn người nghe mà nói chứ đừng nhìn vào màn hình.

– Bảo đảm rằng ánh sáng trong phòng thích hợp để mọi người có thể nhìn rõ bạn. Nếu đèn chiếu đủ công suất, không cần phải tắt hết đèn trong phòng. Một số diễn giả tắt đèn chiếu mỗi khi muốn tạm dừng để nói với cử toạ – nhưng làm vậy có thể gây nhiễu cho mắt và phần trình bày sẽ kém mạch lạc.

– Hãy dùng màu sắc cho các tấm phim.

– Sử dụng các câu ngắn gọn thay vì những câu dài dòng (trên các tấm phim).

NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN LÀM…

– Tránh dùng cỡ chữ nhỏ trên các tấm phim. Chữ phải đủ lớn để có thể đọc được từ khoảng cách 10 mét – nghĩa là từ cuối phòng lớp.

– Tránh đi qua đi lại làm che luồng ánh sáng của đèn chiếu. Làm thế cử toạ sẽ khó chịu.

– Tránh dồn nhét quá nhiều thông tin vào chỉ một tấm phim.

– Hãy trông chừng tấm phim khi đang chiếu. Trong khi bạn nói, tấm phim có thể bị di dịch vị trí (do nhiệt hoặc do gió) và lệch đi. Như thế sẽ phiền phức cho người xem. Để tránh điều này, tôi thường dùng một vật nặng chặn trên tấm phim đang sử dụng.

– Đừng dùng quá nhiều tấm phim cho chỉ một phần trình bày. Bạn có thể phân thành những phần nhỏ hơn, với những chỗ tạm dừng được xen vào. Đối với mỗi chủ đề, nên dùng khoảng từ 7 đến 10 tấm phim là vừa. Tuy nhiên, đôi khi chỉ 5 tấm phim cũng ngốn của bạn cả tiếng đồng hồ đấy. Vấn đề không phải là số lượng tấm phim cho bằng là cách bạn chuyển tuần tự đều đều từ tấm phim này sang tấm phim khác. Không nên mất hơn 5 phút cho một tấm phim.

– Đừng nói trong khi bạn đang đổi tấm phim.

Hãy nhớ kiểm tra mọi thứ trước buổi nói chuyện. Tôi đã từng bị kẹt nhiều lần. Một lần bóng đèn bị vỡ và không có sẵn bóng đèn thay thế. Lần khác không đủ dây điện kéo tới ổ cắm. Tệ hại nhất là có lần tôi đã mang nhầm những tấm phim đến với buổi nói chuyện!

Thêm nữa, tất cả các tấm phim phải được xếp đúng thứ tự và được để trong tầm tay khi bạn nói chuyện. Tôi đã từng thấy những diễn giả vừa loay hoay tìm một tấm phim vừa lảm nhảm những lời như “Tôi muốn giới thiệu với các bạn cái này …” hay “Chắc nó nằm ở đâu đây thôi” hay “Có lẽ tôi bỏ quên nó trong xe rồi, dù sao…” Tình hình như vậy thì thật là phiền cho thính giả.

* VIDEO

Hãy chuẩn bị mọi thứ cẩn thận. Bảo đảm rằng bạn mang đúng những băng, đĩa cần dùng. Máy truyền hình phải được chuyển qua kênh video. Bạn kiểm tra các đầu VCD/DVD xem chúng có chạy tốt không. Kiểm tra thiết bị điều khiển từ xa (remote control). Bạn nên cho chạy thử. Và mọi sự phải được làm trước khi cử toạ bước vào phòng để nghe bạn nói chuyện.

* TRÌNH BÀY BẰNG POWERPOINT

Để sử dụng hệ thống này, bạn cần một máy tính (để bàn hoặc xách tay) và một máy chiếu LCD. Các máy xách tay loại mới có sẵn đầu VCD/DVD trong đó. Bạn cũng có thể nối một đèn chiếu hay một camera vào máy chiếu LCD và máy tính. Đó quả thực là một hệ thống truyền thông đa năng. Hệ thống mới này đã trở thành vô cùng lợi hại cho các diễn giả. Không giống như các tấm phim dùng đèn chiếu, ở đây bạn có thể thường xuyên hiệu chỉnh nội dung trình bày của bạn bằng cách sửa chữa và cập nhật dữ liệu trong máy tính của bạn. Bạn cũng có thể làm cho hình ảnh chuyển động. Nói chung, PowerPoint có nhiều khả năng to lớn mà các tấm phim dùng đèn chiếu không thể có được. Khi đã làm xong một tấm phim, bạn không thể xoá nó; bạn chỉ có thể làm một tấm phim khác thôi.

Nhưng PowerPoint cũng dễ bị lạm dụng. Hãy nhớ rằng bạn đang nói chuyện. Một số người thực hiện những trình bày PowerPoint quá công phu, tỉ mỉ và quá dài. Nhưng như vậy có thể quá mức cần thiết và có thể làm lấn át thông điệp chính của bài nói chuyện.

Quá nhiều hình ảnh, quá nhiều kỹ xảo trên bản văn hay trên âm thanh… đều là những điều nên tránh. Bạn hãy thực hiện một trình bày PowerPoint tương đối đơn giản thôi.

Một lần nữa, phần trình bày PowerPoint phải ăn khớp với bài nói chuyện và thực sự hỗ trợ cho bài nói chuyện. Nó không được lấn át bài nói chuyện.

8. Hỏi Đáp

H: Làm sao để tôi có thể vượt qua được nỗi sợ hãi sân khấu, sự căng thẳng và tình trạng tim đập nhanh?

Đ: – Dần dần rồi quen thôi. Đó là những triệu chứng thông thường, ngay cả đối với những diễn giả lành nghề. Sự căng thẳng gia tăng và nhịp tim dồn nhanh trước khi đăng đàn là cơ chế phản ứng của cơ thể – và điều đó là bình thường.

– Bạn càng có kinh nghiệm, bạn càng tự chuẩn bị cho mình sẵn sàng hơn, và những triệu chứng ấy sẽ trở nên ít hơn.

– Giữ nhịp thở chậm trong chốc lát trước khi lên sân khấu, bạn sẽ thấy đỡ hơn. Bắt đầu bài nói chuyện một cách khoan thai, bạn cũng sẽ thấy giảm căng thẳng.

H: Làm sao để khơi lên và giữ được sự chú ý của cử toạ?

Đ: – Hãy nhìn vào mắt của người ta.

– Đừng nói nếu có ai đó đang đi lại trong lối đi hay nếu có sự xôn xao giữa cử toạ.

– Có những lúc tạm dừng nói để người nghe có thì giờ hấp thu nội dung sâu hơn.

– Hãy sử dụng các phương tiện nghe nhìn.

– Hãy nói từ kinh nghiệm và đừng quên kể những câu chuyện riêng của bạn.

– Bài nói chuyện của bạn phải ngắn chứ đừng quá dài.

H: Làm sao tôi biết thính giả của mình đang chán và không đang lắng nghe?

Đ: Dễ biết lắm. Bạn hãy xem những dấu hiệu sau đây:

– Nhiều người trong cử toạ ngồi dựa hẳn ra phía sau và khoanh tay lại.

– Có những ánh mắt đờ đẫn. Không ai mỉm cười cũng chẳng ai gật gật đầu.

– Người ta ngủ gục.

– Những tiếng đằng hắng mỗi lúc một nhiều hơn.

– Và những dấu hiệu không lời khác, như: người ta liên tục nhìn đồng hồ, cắn móng tay, đong đưa hai chân, nhìn qua nhìn lại nhau, cựa quậy trong chỗ ngồi, và tệ hại nhất là họ bắt đầu đứng lên bước ra ngoài.

H: Làm sao để tôi tự tin hơn?

Đ: – Câu trả lời là phải thực hành. Bạn tận dụng mọi trường hợp có thể để làm một bài nói chuyện. Tôi tập tự tin bằng cách nói chuyện với các thính giả trẻ, chẳng hạn sinh viên hay những nhóm trẻ. Điều này sẽ giúp bạn dần dần có can đảm để nói chuyện với những cử toạ lớn tuổi hơn.

– Càng đối diện với thính giả, bạn sẽ càng tự tin.

– Hãy bắt đầu với những câu ngắn gọn trong hai hay ba phút. Luôn luôn ghi nhớ rằng một câu ngắn thì khó mà sai. Bạn sẽ không đi lạc ra ngoài điều chính yếu muốn nói.

– Những bài nói chuyện ứng khẩu là dạng thực hành tốt để tập tự tin. Thực ra, chúng không phải luôn luôn là ‘ứng khẩu’ đâu, vì bạn có thể tập dượt vài bài nói chuyện ứng khẩu để dùng vào các dịp đám cưới, lễ tốt nghiệp, sinh nhật, vv.

– Hãy tự nhiên. Đừng bắt chước ai khác.

– Hãy nắm chắc đề tài của bạn, rồi sự tự tin sẽ tự nó đến.

H: Tôi cần thu thập bao nhiêu dữ liệu cho một bài nói chuyện?

Đ: – Không có qui tắc nhất định ở đây. Kinh nghiệm sẽ hướng dẫn bạn. Một số người cần đọc tài liệu trong 60 phút để nói chuyện trong 5 phút.

– Bạn cần đọc càng nhiều càng tốt.

– Có thể bạn phải làm một vài nghiên cứu tại chỗ.

– Bạn cũng có thể truy cập internet. Nhưng lưu ý đừng lấy nguyên xi của người ta. Làm thế là đạo văn đấy, một việc bất chính!

H: Tôi có thể học thuộc lòng bài nói chuyện của mình không?

Đ: – Dĩ nhiên là được. Nhưng bạn đừng làm thế. Đừng bao giờ học thuộc lòng một bài nói chuyện. Lỡ bạn quên mất một hay hai giòng thì sao? Tệ hơn nữa, nói thuộc lòng sẽ nghe rất là khô khan. Thính giả của bạn sẽ nhận ra ngay đấy.

– Khi nói thuộc lòng, bạn không còn tự nhiên nữa. Những thứ duy nhất mà bạn có thể học thuộc lòng, đó là một trích dẫn, một bài thơ hay một đoạn thơ.

H: Tôi có thể đọc bài nói chuyện của tôi không?

Đ: – Bạn có thể chứ. Nhưng đừng. Đó là cách tốt nhất để ru ngủ thính giả đấy.

– Trường hợp duy nhất mà bạn đọc một bài nói chuyện, đó là khi bạn làm điều này nhân danh một người khác, chẳng hạn bạn thay mặt cho giám đốc của mình… Ngay cả trong trường hợp đó, bạn cũng hãy trình bày vắn tắt thôi. Có thể dùng PowerPoint hay đèn chiếu.

– Cuối phần trình bày tổng lược ấy, bạn phân phát cho người ta bản văn đầy đủ trong hình thức tài liệu cầm tay. Điều này sẽ phòng tránh việc người ta trích dẫn sai sau này.

– Văn viết và văn nói không giống nhau. Nhiều khi văn viết rất hay, nhưng đem đọc cho thính giả nghe thì không còn hay như thế nữa.

H: Tôi có thể dùng các phiếu ghi ‘nốt’ trong khi nói chuyện không?

Đ: – Vâng, bạn có thể. Nhưng liệu sao để việc nhìn vào phiếu không gây chia trí cho người nghe. Điều tối kỵ là trước bài nói chuyện, bạn lôi ra quá nhiều xấp giấy ghi ‘nốt’. Tôi thường không sử dụng quá hai phiếu ghi ‘nốt’ cho một bài nói chuyện.

– Kích thước của phiếu khoảng 10 cm x 15 cm là vừa. Bạn nên liệu sao để dùng không quá 7 phiếu.

– Một tờ giấy ghi bố cục của bài nói chuyện cũng rất hữu ích. Nhưng kích thước chữ phải đủ lớn để nhìn thấy rõ.

– Nếu bạn làm một bài diễn giảng, có thể cần thêm một số tờ ghi chú khác nữa, nhưng đừng vượt quá 5 tờ.

– Điều quan trọng là phải biết di chuyển từ ‘nốt’ này sang ‘nốt’ khác, từ phiếu này sang phiếu khác. Một số người có ‘tật xấu’ là dừng lại quá lâu ở một phiếu. Đừng quên rằng thính giả đang quan sát mọi chuyển động của bạn đấy, vì thế, bạn hãy … chuyển động!

H: Khi trả lời trong một diễn đàn mở (open forum), tôi nên làm gì khi có ai đó bình luận dài lê thê như một… bài nói chuyện – và trường hợp tương tự là khi người ta hỏi một câu mà hoá thành 3 câu?

Đ: – Công việc của người điều khiển chương trình là yêu cầu thính giả bình luận vắn tắt thôi và đặt câu hỏi phải rõ ràng, dứt khoát. Đôi khi không có sẵn người điều khiển chương trình, và bạn phải tự đảm nhận vai trò đó.

– Tại diễn đàn mở, cử toạ đứng về phía bạn. Họ muốn ra về đúng giờ. Họ khó chịu khi ai đó nói vòng vo, lạc đề, làm mất thì giờ. Bổn phận của bạn là can thiệp vào và nói: “Xin lỗi ông / bà, câu hỏi chính xác của ông / bà là gì ạ?” hoặc “Xin ông / bà cho tôi biết câu hỏi.”

– Nếu có hơn một câu hỏi trong ‘một’ câu hỏi, bạn hãy trả lời lần lượt, và bắt đầu với câu hỏi dễ nhất.

H: Tôi phải làm gì khi có người không đồng ý với bài nói chuyện của tôi và thậm chí phản ứng gay gắt?

Đ: – Hãy bình tĩnh. Đừng đối đầu. Bạn hãy trả lời cách lịch sự. Hãy mỉm cười và nói “Có thể tôi trình bày chưa được rõ” hoặc nói “Có thể bạn đã hiểu nhầm ý tôi.” Rồi, bạn trình bày lại quan điểm của mình. Bạn cứ giữ lập trường. Cử toạ thường đứng về phía bạn.

LỜI KẾT

Các hình thức và các phương pháp truyền thống nói trước công chúng nay không còn thích hợp nữa. Kiểu thức đã chuyển đổi. Truyền thông điện tử đã bỏ qua các tiến trình truyền thông cổ xưa. Các phương tiện truyền thông ngày nay đã làm thu hẹp rất nhiều tầm chú ý của người ta. Dù bạn thuyết giáo, giảng dạy trong lớp hay nói chuyện trên diễn đàn, hãy chú ý đến thính giả. Thính giả đã thay đổi, vì thế chúng ta cũng phải thay đổi, nếu chúng ta muốn trở thành những diễn giả hữu hiệu và có khả năng sáng tạo.

Nếu bạn muốn cải thiện khả năng nói trước công chúng, hãy dành thời giờ để lắng nghe càng nhiều bài nói chuyện càng tốt. Một người biết lắng nghe là một người biết truyền đạt. Bạn đừng quên ghi ‘nốt’ khi nghe các bài nói chuyện.

Hãy chỉ ra những bài nói chuyện nào bạn thích và những bài nào bạn không thích. Phân tích những bài bạn thích, bạn sẽ nhận ra những phương hướng cụ thể để cải thiện khả năng nói chuyện của chính mình. Suy nghĩ về những bài nói chuyện mà bạn không thích, bạn sẽ thấy đâu là những điều mình cần tránh.

Cuối cùng, khi nói chuyện, bạn hãy truyền thông chính mình – cả xác lẫn hồn.

Tôi mong tập sách nhỏ này có thể giúp bạn phần nào đạt được mục tiêu đó.

——————————————————————

%d bloggers like this: